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Gérer ses actifs dans JIRA avec Insight

Ayant de l’expérience dans les logiciels de gestion de parc, c’est avec un certain enthousiasme que je me suis lancé dans la découverte d’Insight – Asset Management for JIRA. Developpé par Riada, ce plugin pour JIRA a pour ambition de nous permettre de gérer nos actifs en étroite liaison avec la gestion des demandes. Le moins que l’on puisse dire, c’est qu’Insight comble effectivement un vide en matière de fonctionnalité et son utilisation se révèle très souple.

Un outil de gestion des actifs exhaustif

Pour vous expliquer le fonctionnement d’Insight, il faut bien comprendre l’imbrication des éléments qu’il nous propose.

Les équipements que nous souhaitons gérer sont symbolisés par des objets, ceux-ci sont regroupés par type d’équipement (PC, serveur, écrans,etc…). Les types d’équipement sont rangés dans des arborescences. Chaque arborescence est contenue dans un schéma et JIRA peut contenir autant de schémas que nécessaire.

L’ensemble de ces objets sont paramétrables et modélisables par l’administrateur de JIRA, ce qui offre de grandes possibilités de personnalisation. Bref, rien n’est oublié.

On peut également créer autant de types de matériel que l’on souhaite en gérer, et pour chacun d’eux, une liste de champs peut être élaborée. La taille d’un serveur ou la dimension d’un écran peut donc faire l’objet de champs spécifiques. C’est d’ailleurs grâce à un champ utilisateur (non prévu de base) qu’il est possible de faire le lien avec les propriétaires des équipements.

InsightUser
Les informations matérielles contenues dans la fiche utilisateur sont aisément lisibles.

Intégration avec JIRA Service Desk

La vraie grande nouveauté est dans son concept : gérer les actifs en relation avec les demandes, et ainsi combler un vide fonctionnel.

Si l’on prend l’exemple d’un technicien de Service Desk, cela devient une évidence : pour répondre aux demandes, il faut d’abord bien connaître le matériel que possède l’utilisateur. La grande force d’Insight ne réside pas seulement dans sa capacité à intégrer et à lier le parc informatique avec les données des utilisateurs. Il permet aussi de faire apparaître les éléments de configuration directement dans les écrans du plugin Service Desk. C’est d’ailleurs à ma connaissance l’un des rares plugins à pouvoir le faire.

Désormais, l’opérateur peut consulter le matériel de l’utilisateur. Lors d’une demande, l’utilisateur peut même sélectionner l’équipement défectueux parmi les équipements qui lui sont attribués.

InsightSD2
Insight est un des rares plugins à pouvoir s’immiscer dans un écran de demande Service Desk.

Importer ses données

Insight donne tous les outils nécessaires à la création d’une CMDB complète et personnalisée. Si la création de la structure des données peut se révéler plaisante, l’enjeu est également de permettre aux utilisateurs d’introduire directement leurs propres données afin d’écourter le fastidieux travail de saisie.

Deux modes d’import sont proposés :

  • La connexion au LDAP
  • L’import de fichier.

Le fait de rentrer son matériel dans un LDAP n’est pas ce qu’il y a de plus courant et il est fort probable que nombreuses soient les entreprises qui souhaiteront recycler leurs vieux fichiers Excel pour les intégrer rapidement dans JIRA.

L’import desdits fichiers demande un peu de travail préparatoire car dans ce cas, seuls les fichiers de type CSV sont utilisables. Avant de pouvoir importer votre fichier « IMMOs 2013 » il faudra le morceler et créer un fichier pour chaque type de matériel que vous souhaitez importer. Par contre, l’import de données n’étant limité ni en nombre ni en genre, on peut reprendre autant d’informations connues de notre parc que souhaité pour les faire apparaître dans JIRA.

InsightStructure
Une quinzaine d’équipements importés en un tour de main.
L’import des fichiers CSV demande de la rigueur. Une soigneuse relecture du fichier peut être salvatrice, surtout si, par exemple, vous ne voulez pas qu’un point-virgule mal placé bloque l’import d’un fichier contenant des centaines d’articles.

Pour conclure

Si la gestion des actifs est une évidence dans les entreprises, elle ne l’était pas encore dans JIRA. Riada propose une solution à cela avec Insight: réunir gestion des demandes et gestion du parc informatique dans JIRA devient possible. L’outil, de par sa souplesse, permet une gestion des actifs fluide et efficace, et s’intègre parfaitement avec JIRA Service Desk pour plus de précision et un gain de temps assuré.

Si vous hésitez toujours, le meilleur moyen d’évaluer l’add-on est encore de le tester…

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