Chez Valiantys, il y a une application de la MarketPlace Atlassian que l’on adore : Insight de Riada. Pour ceux qui ne la connaissent pas encore, Insight est une application puissante qui vous permet de construire un système élaboré de gestion d’assets, directement dans Jira. Les cas d’usages sont apparemment sans limites. Nous avons recommandé Insight à nos clients aussi bien pour créer des catalogues de services, que pour gérer leur budget ou encore disposer d’un CRM dans Jira.
Il y a un cas d’usage d’Insight qui nous parle particulièrement chez Valiantys : identifier et organiser les compétences. Depuis que nous avons grandit et intégré de plus en plus de consultants à travers nos 9 bureaux dans le monde, il est devenu essentiel d’identifier les personnes qui possédaient les compétences nécessaires aux différents projets, pour optimiser les projets eux-mêmes.
Découvrez notre retour d’expérience sur l’utilisation d’Insight pour la gestion des compétences.
Pourquoi Valiantys avait besoin d’Insight ?
En tant que Partenaire Solution Platinium d’Atlassian, le coeur de notre équipe est constitué de consultants certifiés, experts en configuration et optimisation d’outils Atlassian. Evidemment, chacun de nos consultants a ses propres compétences. Par exemple, certains peuvent être très compétents sur Tempo et alors que d’autres doivent améliorer leurs compétences en la matière.
En tant que société de conseil, notre succès vient de notre capacité à choisir le bon consultant, pour le bon projet. Toutefois, lorsqu’un Chef de projet a plus de 20 consultants dans son équipe et qu’il doit choisir la bonne personne, il lui est impossible de se souvenir qui est expérimenté en quoi. D’autant plus qu’il existe de nombreux produits et applications Atlassian différents…
Une des premières solutions a été de créer un tableau dans Confluence qui ressemblait à ça :
Nous avons listé d’abord les compétences à gauche (vous pouvez d’ailleurs voir la variété des applications dont nos clients ont besoin), puis chaque consultant a évalué son niveau d’expertise au moyen d’étoiles. Comme vous pouvez le voir, cela n’était pas très élaboré par rapport à ce dont nous avions vraiment besoin.
Le tableau est rapidement devenu trop dense, avec plus de 50 lignes et 50 colonnes. Nous avons essayé de diviser les données en onglets, mais nous ne pouvions pas afficher le profil complet d’une seule personne. De plus, comme nous ne pouvions pas interroger ces données, nous ne pouvions pas faire de recherches avancées pour faire des rapports ou les intégrer ailleurs.
Lors de l’une de nos journées Shipit, une personne a eu l’idée de régler le problème grâce à Insight.
Une meilleure manière de gérer les compétences
Nous avons importé depuis Jira tous nos consultants dans l’annuaire des employés Insight. Ils ont été classés par localisation géographique, simplifiant ainsi le suivi des équipes par les managers :
Une fois cette étape terminée, nous étions prêts à configurer la structure de la gestion des compétences dans Insight. Au premier niveau, nous avons divisé les compétences en catégories, comme par exemple les compétences liées à Jira, à l’administration système, etc… Puis, nous avons affiné le type compétences pour identifier qui connait Tempo, le développement d’application, SAFe, etc… Enfin, nous avons organisé la maîtrise des connaissances en différents niveaux. Par exemple, la compétence “développement d’applications” a été divisée en niveaux de 1 à 5.
L’étape suivante a été de relier les compétences aux personnes avec des lien d’attributs. Pour chaque consultant, nous avons sélectionné les compétences les plus pertinentes. Et c’est là qu’Insight a révélé sa puissance, car nous avons pu tout de suite naviguer dans une base de compétences très dynamique.
Tout cela semble génial dit comme ça. Mais quels sont les bénéfices au quotidien ?
Partons du principe que je suis à la recherche d’un consultant Valiantys à Toulouse qui connait bien Crowd. Je peux utiliser IQL (Insight Query Language) pour faire aboutir ma recherche. Ce qui est beaucoup plus efficace que de dérouler un tableau Confluence en espérant trouver l’information. Je peux aussi utiliser le Graphique d’objets pour voir les personnes qui ont la compétence recherchée ou même qui ont un certain niveau de compétence. De plus, nous pouvons créer un lien d’attribut “compétence à acquérir” (“Should know”), qui précise les compétences basiques qu’un consultant junior devrait avoir, qu’un consultant senior devrait avoir, etc.
Ainsi le chemin a parcourir par un consultant junior pour devenir un consultant senior est clairement défini. D’un point de vue stratégique, les dirigeants de Valiantys peuvent ainsi avoir une vue d’ensemble des lacunes des collaborateurs pour pouvoir se concentrer sur le développement professionnel continu via des formations et affiner nos critères de recrutement.
Pour les collaborateurs qui apprécient le Look-and-Feel de Confluence, Insight s’intègre à Confluence via une macro et offre ainsi une expérience utilisateur simple mais puissante.
Au final, les bénéfices sont vite devenus évidents. Nous avions une seule source d’information fiable pour choisir des consultants pour nos projets. Il n’y avait plus besoin de faire le tour de l’équipe pour identifier la bonne personne ; l’information était disponible en un clic. Avec plus de 100 collaborateurs Valiantys répartis dans le monde, l’affectation du bon consultant sur les projets n’est plus une tâche fastidieuse.
De plus, grâce à notre application connue, nFeed, nous pouvons créer un champ personnalisé pour générer une suggestion automatique du consultant le mieux placé pour répondre aux besoins du projet selon la matrice de compétences définie. Tout ce que le chef de projet aura à faire est de lister les compétences souhaitées dans le ticket Jira, et nFeed interrogera automatiquement une liste de consultants suggérée en fonction de leur localisation et de leurs compétences.
La prochaine étape ? La gestion des disponibilités
Même si Insight est à coup sûr la solution la plus aboutie pour gérer les compétences (et vaut l’investissement), il y a des points à considérer avant de se lancer.
Un des inconvénients est qu’il n’y a pas (encore) un moyen de voir si le consultant que vous voulez est réellement disponible pour le projet. Nos conseillers se déplacent en effet pour rencontrer des clients, donner des formations et ont bien sûr droit à leurs vacances. Même si vous avez la personne idéale en tête, il n’est pas certain que ce consultant soit effectivement disponible. Chez Valiantys, nous utilisons aussi Tempo Planner pour savoir qui travaille sur quel projet et quand est-ce qu’il est au bureau. C’est notre solution pour obtenir la bonne information, entre les compétences et la disponibilité.
Pour les grandes entreprises qui ont besoin d’implémenter le Scaled Agile Framework®, elles auront besoin d’un outil pour gérer les compétences, mais aussi qui les aident à construire une roadmap réaliste, étant donné qu’il est trop fastidieux de le faire manuellement. Portfolio for Jira est la solution Atlassian adaptée aux équipes multiples. Malheureusement, il est dommage que son API soit fermée et que la gestion des compétences se fasse au sein même de Portfolio (qui est une version beaucoup plus légère d’Insight). Il est difficile de rivaliser avec la flexibilité et la précision qu’Insight propose pour la gestion des compétences. Nous espérons donc que dans un proche avenir, l’API s’ouvrira, proposant ainsi une solution intelligente entre Portfolio pour Jira et Insight.
Un top partenaire solution Atlassian pour Insight
Valiantys est reconnu comme Top-Selling Partner Worldwide sur Insight depuis 2017 par Riada. Un gage de confiance en ce qui concerne nos connaissances sur le sujet. Si vous avez besoin d’aide pour utiliser cette application, vous pouvez échanger avec l’un de nos consultants certifiés en nous contactant.
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