Valiantys bietet Ihnen professionelle Services, damit Sie sich sicher sein können, dass Sie mit den besten Atlassian Tools im maximalen Funktionsumfang arbeiten.
Kürzlich wurden wir von einem Medizinunternehmen in den USA mit der Straffung seiner Prozesse, der Optimierung seiner Jira Nutzung und der Unterstützung bei der Migration in die Cloud beauftragt. Die Jira Serverinstanz des Unternehmens war veraltet, es gab viele verschiedene Workflows für sich überschneidende Anwendungsfälle und das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die zahlreichen Integrationen von Drittanbietern auf dem neuesten Stand und synchron zu halten. Die Folge waren ein unorganisierter Release-Prozess und unnötig hohe Kosten.
Die zentrale Aufgabe hinsichtlich ihrer Herausforderungen bezüglich Workflows und Integrationen bestand in der Planung und dem Deployment einer vollständigen Migration in die Atlassian Cloud.
Mit Jira mehr erreichen
Jira ist ein leistungsstarkes Tool mit umfangreichen Funktionen für das Projektmanagement und die Nachverfolgung, das am besten funktioniert, wenn es mit anderen Tools integriert wird. Somit können optimierte, auf projektrelevanten Datenquellen basierende Arbeitsabläufe geschaffen werden. Jira Cloud ist mit zahlreichen neuen Funktionen ausgestattet, die diese Produktmerkmale unterstützen. Doch die Migration bedarf einer gründlichen Analyse und Vorbereitung. Und genau dabei hat Valiantys diesem US-Medizinunternehmen geholfen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über dieses Projekt.
Identifizerung von Problemen
Die Verwaltung von Projekten und Workflows stellt ohne eine Standardisierung und Steuerung, der von den verschiedenen Teams verwendeten Tools, eine Herausforderung dar.
Valiantys hat dieses häufige Problem auch als die Kernherausforderung bei diesem Medizinunternehmen identifiziert. Eine fehlende Standardisierung und Steuerung der unterschiedlichen, von vielen Teams eingesetzten Tools kann Schwierigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung von Projekten nach sich ziehen. Entsprechend war es auch für dieses Unternehmen schwierig, die für die Durchführung der Projekt-Workflows benötigte Zeit einzuschätzen. Die Lösung bestand darin, Möglichkeiten zur Straffung und Standardisierung von Arbeitsabläufen zu ermitteln und die neuen Funktionen von Jira Cloud sinnvoll zu implementieren.
Vor der Zusammenarbeit mit Valiantys arbeitete das Medizinunternehmen mit einer alten Jira Server-Instanz und mehr als 1.000 Benutzern. wobei einige der komplexen Workflows hauptsächlich von den Produktteams genutzt wurden. Zu diesem Zeitpunkt wurde Jira noch nicht vollumfänglich genutzt, und es gab keine Integration zwischen Jira und Bitbucket, das als Versionskontrollsystem verwendet wurde. Diese Situation erschwerte die Release-Prozesse im Unternehmen und brachte Risikofaktoren mit sich, die häufig zu Verzögerungen führten.
Darüber hinaus nutzte das Unternehmen sowohl für interne Tickets als auch für externe Kundenanfragen ServiceNow als Hauptlösung für das IT-Servicemanagement. Pro Monat gingen etwa 100 Tickets ein, und die fehlende Integration zwischen Jira und ServiceNow führte zu weiterer Ineffizienz.
Die fehlende Konnektivität zwischen den in Form von Tickets gemeldeten Problemen und den in Jira Software nachverfolgten Arbeitspaketen stellte eine administrative Barriere zwischen Problemidentifizierung und -lösung dar. In der Folge gestaltete sich die End-to-End-Problemlösung zu einer Herausforderung für das Unternehmen.
Die Lösung
Nach Identifizierung der Kernprobleme des Medizinunternehmens erarbeitete Valiantys in enger Zusammenarbeit mit dem Führungsteam die besten Lösungen und legte entsprechende Prioritäten fest.
Ursprünglich suchte das Unternehmen Unterstützung bei der Migration in das Atlassian Data Center und der Verbesserung der zentralen Arbeitsabläufe. Doch in den Gesprächen wurde deutlich, dass die Funktionen und Möglichkeiten von Jira Cloud eine große Chance für das Unternehmen darstellen. Gemeinsam haben wir eine Analyse der Cloud-Migrationsbereitschaft durchgeführt und eine Lösung für die vollständige Migration in die Cloud erarbeitet. Dadurch konnten wir riesige Vorteile und beträchtliche Kosteneinsparungen erzielen, die mit der Data Center Option unmöglich gewesen wären.
Die anfängliche Zurückhaltung gegenüber der Cloud-Lösung war auf Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes zurückzuführen, da in den Jira-Tickets des Unternehmens möglicherweise sensible Gesundheitsinformationen von Patienten gespeichert sein konnten. Doch angesichts der Tatsache, dass die Cloud-Produkte von Atlassian seit kurzem HIPAA-konform sind, konnten diese Bedenken vollständig ausgeräumt werden. Darüber hinaus gestaltete Valiantys den Migrationsprozess so, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt wurden und die kritischen Daten keinem Risiko ausgesetzt waren.
Das Medizinunternehmen konnte durch diese Sicherheitsmaßnahmen überzeugt werden und war schließlich bereit, die Migration in die Atlassian Cloud einzuleiten Es folgte ein Prozess, der aus drei Phasen bestand und sich über acht Monate hinzog. Doch das Ergebnis kann sich sehen lassen!
Nach Identifizierung der Kernprobleme des Medizinunternehmens erarbeitete Valiantys in enger Zusammenarbeit mit dem Führungsteam die besten Lösungswege und legte entsprechende Prioritäten fest.
Phase 1: Migration von Daten und Standardisierung von Prozessen
Nach zahlreichen Besprechungen mit den Stakeholdern zur Entwicklung neuer, maßgeschneiderter Prozesse für die Produktteams leitete Valiantys die erste Phase des Projekts ein.
In dieser viermonatige Phase wurden als erstes die Daten in die Zielumgebung in der Atlassian Cloud migriert. Nach Abschluss der Migration wurden standardisierte Projektprozesse implementiert.
Phase 2: Integration von ITSM innerhalb der Atlassian-Tools
In den folgenden zwei Monaten unterstützte Valiantys das Medizinunternehmen bei der Migration von ServiceNow in Jira Service Management (JSM) der Atlassian Cloud. Die Migration von ServiceNow zu JSM bietet mehr Flexibilität, ein einfacheres Lizenzierungsmodell und optimierte kundenspezifische Anpassungsmöglichkeiten. Valiantys hat Jira Service Management so konfiguriert, dass es auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist.
Wir haben darüber hinaus ein benutzerfreundliches Self-Service-Portal für das Medizinunternehmen entwickelt und Confluence zur Verwaltung der Wissensdatenbank integriert. Confluence ermöglichte den Teammitgliedern die einfache Erstellung, Freigabe und Organisation von Inhalten an einem zentralen Ort und erhöhte so die Produktivität und der der Austausch von Know-How wurde optimiert. Valiantys nutzte die benutzerspezifisch anpassbaren Templates und Makros in Confluence, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Konsistenz der Dokumentation zu verbessern. Da diese Plattform darüber hinaus über erweiterte Such- und Berechtigungskontrollen verfügt, können die verschiedenen Teams im Unternehmen Informationen leicht auffinden und teilen, während die Datensicherheit jederzeit gewährleistet ist.
Um den Erfolg der Umstellung zu sichern, führte Valiantys für die Service-Desk-Mitarbeiter umfassende Schulungen in den neuen Tools durch. So konnten sich die Team Mitglieder im Vorfeld der Migration und auch danach umfangreiche Kompetenzen aneignen und ihre Sicherheit im Umgang mit dem Produkt erhöhen.
Phase 3: Nahtlose Konnektivität
Ein großer Vorteil der Atlassian Cloud ist, dass sie eine nahtlose Integration zwischen den Atlassian-Produkten ermöglicht.
In der letzten Phase, die sich über zwei Monate erstreckte, migrierte Valiantys Bitbucket vom Server in die Cloud und integrierte es mit Jira, um eine nahtlose Problemverfolgung und Projektverwaltung zu gewährleisten. Valiantys integrierte ferner das Versionsmanagement für Jira in die Arbeitsprozesse des Medizinunternehmens.
Die Ergebnisse
Die Investitionen, die das Medizinunternehmen in die Migration in die Atlassian Cloud getätigt hat, erbrachten bereits innerhalb des ersten Jahres einen signifikanten ROI. In diesem Jahr gaben sie 450.000 US$ für die Migration aus und erzielten Einsparungen in Höhe von 935.000 US$. Nach drei Jahren werden die Gesamteinsparungen über 1,5 Millionen US$ betragen.
Die größten Kosteneinsparungen erzielte die Migration durch die Reduzierung der Ressourcen, die zur Anpassung bestehender Prozesse benötigt wurden. Durch Verringerung der kundenspezifischen Workflows von 60 auf 5 konnten erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen für das Unternehmen erzielt werden. Die Server-Instanzen der Atlassian Tools können solche Möglichkeiten schlicht und einfach nicht bieten. Allein durch die Verringerung der notwendigen Anpassungen konnten über 1.000 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden.
Und dank der verbesserten Self-Service-Funktionen von Jira Service Management konnte im Vergleich zum vorherigen Tool auch die Anzahl der Support-Tickets reduziert werden, was zu einer zusätzlichen Einsparung von 200 Arbeitstagen pro Jahr führte.
Wie bei allen Server-zu-Cloud-Migrationen wurden alle mit dem Bestand, dem Betrieb und der Wartung von Hardware verbundenen Kosten reduziert. Und obwohl Cloud-Lizenzen in der Regel teurer sind als Serverlizenzen, erzielte das Medizinunternehmen dennoch Einsparungen, da die Anzahl der Lizenzen von 2000 auf 750 reduziert werden konnte, was automatisch zu einer Kostensenkung führte.
Noch wichtiger war, dass das Medizinunternehmen zusätzlich zu diesen Einsparungen von reibungsloseren, einfacheren und besser vernetzten Arbeitsabläufen sowie von einem wesentlich einfacher zu bedienenden, integrierten System im Arbeitsalltag profitierte. Das Resultat waren mehr Effizienz, ein angenehmeres Arbeiten und optimierte Analysemöglichkeiten.
Zusammenfassung
In weniger als einem Jahr gelang es Valiantys, die Arbeitspraktiken des Unternehmens zu transformieren. Wir unterstützten das Unternehmen dabei, die Verbindung zwischen den Teams zu stärken, stellten den Zugang zu gemeinsamen Wissensressourcen bereit und entwickelten eine benutzerfreundlichere Lösung, die Sicherheit bietet und die strengen Vorschriften im Gesundheitswesen erfüllt. Durch die Migration in die Atlassian Cloud verfügt das Unternehmen Zugriff auf die neuesten Jira Funktionen, kann die Standardintegration nutzen und gleichzeitig auf ein hochverfügbares System mit einfacher Lizenzierung, geringeren Wartungskosten und reduziertem Geschäftsrisiko zugreifen. Dieser umfassende Ansatz führte noch im selben Jahr zu einer Verdoppelung des ROI.
Die Cloud-Migrationsdienste von Valiantys sind so konzipiert, dass sie die spezifischen Anforderungen von Unternehmen aller Größen und Branchen erfüllen. Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen oder Ihre bestehenden Prozesse optimieren möchten, Valiantys bietet eine Reihe von Services an, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
