Chez Valiantys, nous fournissons des services experts pour permettre à nos clients d’utiliser les meilleurs outils Atlassian à leur plein potentiel.
Nous avons récemment collaboré avec une entreprise de santé aux États-Unis pour rationaliser leurs processus, optimiser leur utilisation de Jira et migrer vers le Cloud. L’instance Jira Server de l’entreprise était obsolète. Ils utilisaient de nombreux flux de travail différents pour des buts similaires et rencontraient des difficultés à maintenir à jour et à synchroniser de nombreuses intégrations tierces, ce qui entraînait une mise en production inutilement complexe et des coûts élevés.
La clé pour résoudre leurs problèmes de flux de travail et d’intégrations a été une migration complète vers Atlassian Cloud.
> Contactez-nous pour en savoir plus <
Faire plus avec Jira
Jira est un outil puissant avec d’énormes capacités pour la gestion de projet et le suivi. Il fonctionne d’autant mieux qu’il est intégré à d’autres outils pour créer des flux de travail complexes intégrant sur de multiples sources de données, et Jira Cloud dispose de nouvelles fonctionnalités puissantes pour simplifier les intégrations. Mais une migration nécessite avant tout une analyse et une préparation sérieuses. Valiantys a aidé cette entreprise de santé américaine à faire exactement cela. Dans les sections suivantes, nous décrirons comment.
Identifier les Problèmes
Gérer les projets et les flux de travail devient un défi sans une standardisation et une gouvernance communes aux différentes équipes.
Valiantys a identifié ce problème classique comme le challenge principal de l’entreprise de santé. Un manque de standardisation et de gouvernance pour les divers outils utilisés par de nombreuses équipes crée des difficultés pour suivre et gérer les projets. L’organisation n’arrivait pas à prévoir le temps nécessaire pour finaliser les flux de travail du projet. La solution à ce problème était de rationaliser et de standardiser les flux de travail et d’exploiter au maximum les nouvelles fonctionnalités de Jira Cloud.
Avant de faire appel à Valiantys, l’entreprise utilisait une ancienne instance server Jira avec plus de 1.000 utilisateurs et de nombreux flux de travail complexes utilisés principalement par les équipes produit. Ils n’utilisaient pas pleinement Jira, et il n’y avait pas d’intégration entre Jira et Bitbucket, utilisé comme système de contrôle de versions. Cette situation compliquait leur processus de mise en production et introduisait des facteurs de risque, provoquant fréquemment des retards.
De plus, l’entreprise utilisait ServiceNow comme outil ITSM pour les tickets internes et les demandes de support client externe. Ils recevaient environ 100 tickets par mois, et le manque d’intégration entre Jira et ServiceNow était une autre cause d’inefficacité. La déconnexion entre les problèmes mentionnés sur les tickets et les packages de travail résultants dans Jira Software créait des silos entre l’identification du problème et sa solution. Cela rendait difficile de répondre aux problèmes de bout en bout.
La Solution Valiantys
Après avoir identifié les problèmes centraux de l’entreprise de santé, Valiantys a travaillé en étroite collaboration avec leur équipe de direction pour prioriser les meilleures solutions.
Au départ, l’entreprise attendait des conseils de Valiantys pour passer sur Atlassian Data Center et améliorer quelques flux de travail. Mais les discussions ont révélé une opportunité significative, liée aux fonctionnalités de Jira Cloud. Nous avons réalisé une évaluation de migration vers le Cloud et conçu une solution pour migrer entièrement vers le Cloud qui amenait des avantages significatifs et des économies substantielles impossibles avec Data Center.
La réticence initiale vis-à-vis du Cloud était due à des inquiétudes à propos de la confidentialité des données, car les tickets Jira pouvaient stocker des informations sensibles sur la santé des patients (PHI). Cependant, les produits Atlassian Cloud étant récemment devenus conformes HIPAA, cette question ne se posait plus. De plus, Valiantys a conçu un processus de migration répondant à toutes les exigences de conformité afin qu’aucune donnée critique ne soit à risque.
Rassurée par ces mesures de sécurité, l’entreprise de santé était prête à commencer sa migration vers Atlassian Cloud. Ce fut un processus en trois parties et sur huit mois, mais extrêmement gratifiant.
Phase 1 : Migration des données et rationalisation des processus
Après avoir mené plusieurs réunions avec les parties prenantes pour concevoir de nouveaux processus personnalisés pour leurs équipes de produits, Valiantys a commencé la première phase du projet. Cette phase de quatre mois a impliqué au départ la migration des données dans l’environnement cible sur Atlassian Cloud. Après avoir terminé la migration, nous avons mis en place des processus de projet standardisés.
Phase 2 : Intégration de l’ITSM sur les outils Atlassian
Pendant les deux mois suivants, Valiantys a aidé l’entreprise de santé à migrer de ServiceNow vers Jira Service Management (JSM) Cloud. La migration de ServiceNow vers JSM permettait une meilleure flexibilité, un modèle de licence plus simple et économique et une personnalisation plus facile. Valiantys a configuré Jira Service Management pour l’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Nous avons également construit un portail d’assistance en self-service convivial et intégré Confluence pour gérer leur base de connaissances. Confluence a permis aux membres de l’équipe de créer, partager et organiser facilement le contenu en un seul endroit central, augmentant ainsi la productivité et facilitant le partage des connaissances. Valiantys a utilisé les modèles et les macros personnalisables de Confluence pour rationaliser les flux de travail et améliorer la cohérence de la documentation. Comme la plateforme comprend également des contrôles de recherche et d’autorisation avancés, les équipes pouvaient désormais facilement trouver et partager des informations tout en maintenant la sécurité des données.
Pour assurer une transition réussie, Valiantys a dispensé une formation complète sur ces nouveaux outils aux agents du service d’assistance. Cela a augmenté leur compétence et leur confiance avant et après la migration.
Phase 3 : Etablissement des connexions fluides
Un avantage majeur du Cloud Atlassian est l’intégration native et fluide entre les produits Atlassian. Dans la phase finale de deux mois, Valiantys a migré Bitbucket du server au Cloud et l’a intégré à Jira pour un suivi des problèmes et une gestion de projet sans coutures. Valiantys a également introduit la gestion des sorties pour Jira dans les processus de l’entreprise de santé.
Obtenir des résultats
L’investissement de l’entreprise dans la migration vers Atlassian Cloud a généré un ROI significatif dès la première année. Une dépense de $450.000 pour la migration a permis des économies de $935.000. Trois ans après cela, le montant total économisé dépassera $1,5 million.
L’impact le plus significatif de la migration en terme d’économies a été la réduction des ressources nécessaires à la personnalisation et au support des processus existants. En passant le nombre de workflows personnalisés de 60 à 5, l’entreprise a gagné un temps et des ressources considérables. C’était simplement impossible avec des instances server. La seule réduction des personnalisations a permis d’économiser plus de 1.000 jours de travail par an.
Les puissantes capacités de self-service de Jira Service Management, par rapport à l’outil précédent, ont permis de réduire le nombre de tickets d’assistance, ce qui a entraîné une économie supplémentaire de 200 jours de travail par an.
Comme pour toutes les migrations du server au Cloud, tous les coûts associés à la possession, l’exploitation et la maintenance du matériel ont été supprimés. Et bien que les licences Cloud coûtent généralement plus cher que les licences server, l’entreprise a également économisé en réduisant le nombre d’utilisateurs, passant de 2000 (sur server, tranche de 500 à 2000) à 750 (la réalité), ce qui les a automatiquement placés dans une tranche de prix inférieure.
En plus de ces économies, et plus important encore, l’entreprise a bénéficié de flux de travail plus fluides, plus simples et plus connectés, et d’un système intégré beaucoup plus facile à utiliser pour leur travail quotidien. Cela a rendu leur travail plus efficace, plus agréable et plus facile à piloter.
En Résumé
En moins d’un an, Valiantys a transformé les pratiques de cette entreprise de santé. Nous les avons aidés à créer plus de cohésion entre les équipes, à préparer l’accès à des ressources de connaissances partagées, et à créer une solution plus conviviale, sécurisée et conforme aux réglementations strictes de la santé. En migrant vers Atlassian Cloud, l’organisation peut accéder aux dernières fonctionnalités de Jira, utiliser l’intégration prête à l’emploi, tout en bénéficiant d’un système à haute disponibilité avec une licence plus simple, des coûts de maintenance réduits et un risque réduit. Cette approche globale a abouti à un double retour sur investissement la même année.
Les services de migration Cloud de Valiantys sont conçus pour répondre aux besoins uniques des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Que vous débutiez dans la gestion de projet ou que vous cherchiez à optimiser vos processus existants, Valiantys offre une large gamme de services pour vous aider.
