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Utiliser eazyBI & Tempo pour la gestion de projet

Associer les apps eazyBI et Tempo permet de transformer Jira en un puissant outil de gestion de projet. Chez Valiantys, nous utilisons quotidenniement ces outils pour gagner en efficacité et performance.

Tempo Planner l’outil parfait pour la gestion des agendas de nos Consultants

Configuration des équipes Tempo

Chez Valiantys, nous avons décidé de gérer chacun de nos bureaux dans une équipe Tempo Planner dédiée, chacune de ces équipes ayant un responsable en charge de la gestion des calendriers de chacun de ses équipiers. Voici les différents bureaux de Valiantys dans le monde.

 

 

Prenons l’exemple (fictif) de Valiantys Madrid géré par la manageur Solana Carmona Castillo. Solana va devoir affecter des activités à ses différents consultants, ces activités seront naturellement matérialisées par des projets Jira tels qui suit :

  • Service Delivery : L’ensemble des projets clients qui devront être réalisés par nos consultants
  • Pre-staffing : Projets clients « pré-réservés » par le manageur en attente de la confirmation du client
  • Internal Activities : Les différentes activités menées en interne par le consultant (capitalisation, auto-formation, intégration …)
  • Training Management : Formation Interne ou Externe à délivrer par le consultant
  • Holidays : Comme vous l’aurez deviné, le projet permettant de matérialiser les congés pris par le consultant

 

 

Affectation des tâches et utilisation de la vue calendrier de Tempo Planner

Comme vu ici, une combinaison des plugins Inisight et nFeed aura permis à Solana d’identifier la ressource la plus qualifiée pour effectuer la tâche demandée et ainsi affecter les différentes activités directement depuis une vue calendrier :

 

 

Cette intégration forte entre nos projets Jira et Tempo Planner aura permis de donner une meilleur visibilité sur le quotidien de chaque consultant. L’étape d’après a été d’exploiter ces données pour produire différents indicateurs d’utilisation de ces consultants. Dans la suite de cet article nous en présenterons deux :

  • Staff Utilization Rate : Le pourcentage de temps alloué à un consultant sur des projets clients (sur une période donnée)
  • Availability Rate : Le pourcentage de temps restant non affecté à un consultant sur une période donnée (quelque soit l’activité)

Mise en place d’indicateurs grâce à eazyBI, le leader de la BI dans Jira

Interfaçage entre Tempo et eazyBI

eazyBI propose différents moyens d’importer des données afin de pouvoir créer des rapports. Le plus utilisé étant évidemment l’importateur Jira. Ici les données à exploiter sont portées par le plugin Tempo Planner. Heureusement ce dernier intègre une API Rest exploitable par eazyBI : Tempo Planning REST API

 

 

L’assistant de configuration de l’import est très intuitif, il détecte automatiquement les données produites en JSON par le retour de l’appel REST, et nous propose d’importer le tout en dimension. Ici la plupart des données seront importées comme dimension, à l’exception des « secondes » (temps planifié) et l’availability (disponibilité du consultant).

Une fois cette configuration faite, on retrouve l’interface habituelle de configuration des rapports dans eazyBI avec les nouvelles dimensions précédemment configurées. On peut donc démarrer la création de nos deux indicateurs.

Création des indicateurs

Staff Utilization Rate

Le premier indicateur mentionné nous permettra de voir sur une période donnée le taux d’occupation d’un consultant, c’est à dire le nombre de jours facturés en regard du nombre de jour disponibles.

L’implémentation de cet indicateur entraine l’utilisation de plusieurs fonctionnalités de création de rapport dans eazyBI :

  • Le calcul du nombre de jour travaillé pour un consultant (Le nombre de jour ouvrés dans la période de temps sélectionné – Le nombre de jour fériés – Les jours de congés). On créé, pour se faire, une mesure calculée utilisant un langage MDX simplifié:

  • Le calcul du nombre d’heures travaillées dédiées à des projets « facturés ». Ceci en utilisant le système de « Page » d’eazyBI. On peut ainsi restreindre le graphique à des éléments d’une dimension précise. Ici on utilisera uniquement les projets SUP (Support), TRM (Formation) et PRJ (Projet) dans la prise en compte de notre calcul du nombre d’heure facturable planifié.
  • La mise en place et le formatage de notre mesure principale, au travers d’un membre calculé de la dimension Mesure. Ici on choisira un formatage de décimale avec un arrondi sur la seconde décimale :

 

 

  • Enfin, la création du rapport que nous avons décidé d’afficher sous forme de « jauge » les données de chaque utilisateur. Sur ce graphique nous pouvons donc choisir une liste de projets (qui seront considérés dans le calcul du temps travaillé), un plage de temps (ici Octobre 2017) et une équipe.

 

 

Availability Rate

Le second indicateur reprend l’intégralité des concepts du Staff Utilization Rate, ce dernier nous servira quant à lui à savoir le nombre de jours de disponibilité d’un consultant sur les prochains jours / mois / trimestres.

Agrégations de ces informations dans un tableau de bord

Enfin, dernier aspect d’eazyBI que nous voyons dans cet article, l’agrégation de ces information au niveau d’une équipe et la mise en forme de ces rapports dans un tableau de bord :

 

 

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