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L’importance de la communication visuelle quand on travaille à distance

Le défi du travail à distance

Que vous soyez débutant dans la pratique du télétravail ou expert dans la collaboration à distance depuis des années, vous avez probablement dû faire face à des problèmes de communication ou à des blocages dans votre manière de travailler : une coupure audio lors d’un appel vidéo, des perturbations à cause de vos nombreuses notifications Slack. Ou bien, peut-être que votre équipe préfère collaborer sur des outils digitaux, tels que des tableaux Kanban ou des tableaux blancs pour esquisser des idées.

Vous cherchez surement la meilleure méthode de travail, mais sachez qu’il n’en existe pas qu’une. Chaque collaborateur a une manière spécifique de communiquer et d’absorber l’information. La meilleure solution, que ce soit au bureau ou en ligne, est donc de vous assurer que votre équipe puisse exploiter toutes les méthodes de communication pour faire passer leurs messages.

Les styles d’apprentissage peuvent influencer la réussite de votre équipe

Les formateurs et enseignants conçoivent leurs leçons en s’adaptant aux différents styles d’apprentissage de leurs élèves, c’est bien connu. Cette pratique peut vous garantir à vous aussi dans le monde du travail que tous vos collaborateurs ont tous le même niveau, qu’ils soient au bureau ou à la maison. La théorie des styles d’apprentissage a initialement été publiée par David A. Kolb dans son livre Experiential Learning en 1984, et a été ensuite reprise et développée pour aboutir à la définition de styles d’apprentissage uniques.

Bien que ces théories varient, elles partagent presque toutes les concepts suivants :

  • Les apprenants visuels préfèrent les graphiques et les tableaux pour comprendre les concepts.
  • Les apprenants auditifs absorbent mieux l’information en écoutant ou en discutant d’une idée.
  • Les apprenants lecteurs apprennent mieux en écrivant ou en lisant des mots.
  • Les apprenants physiques travaillent mieux en « faisant » et se souviennent de leurs expériences.

Même si certaines personnes peuvent absorber l’information à travers plusieurs styles d’apprentissage, la plupart ont une préférence innée pour un ou deux styles. Pour rendre votre équipe et vos projets aussi efficaces que possible, intégrez plusieurs styles dans vos réunions et vos retours d’expérience.

Prendre en compte tous les styles d’apprentissage en réunion

Supposons que vous réunissez votre équipe pour présenter un nouveau process. Vous débuterez peut-être la réunion en présentant un nouveau collaborateur ou en annonçant les nouvelles responsabilités d’un membre de l’équipe. Puis, vous rentrez dans le vif du sujet de la manière suivante :

« Nous allons travailler avec un nouvel outil d’analyse. Emilie, étant en charge de la transition, sera votre référente pour toute question stratégique. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin de demander à Tom T. son approbation pour accéder à l’ancien outil. Au lieu de cela, vous enverrez par email une demande d’accès à Clément du Service Desk, qui devra ensuite être approuvée par Claire ou Laure. À part cela, le process reste sensiblement le même. Vous chargerez votre travail, demanderez à l’équipe de Carole de faire une revue de votre document, partagerez avec Suzanne aux RP, et informerez Tom et Pierre avant de publier votre document. Carole a demandé un jour supplémentaire pour la revue, donc essayez de faire vos demandes au plus tôt. »

Supposons que vous souhaitiez toucher les quatre profils d’apprenants de votre équipe. En l’expliquant à haute voix, vous couvrez les apprenants auditifs. Si vous faites un geste à chaque personne lors de l’explication du process en les mentionnant par leur nom, vos apprenants visuels reçoivent bien les infos et devraient s’en souvenir. Les apprenants lecteurs devraient se sentir plus à l’aise si vous les mentionnez dans un email de suivi ou sur le wiki de votre équipe. Tandis que vos apprenants physiques retiendront l’information une fois qu’ils auront tester le process.

Imaginez maintenant que cette conversation ait lieu lors d’une conférence web. Les auditeurs, les lecteurs et les « physiques » seront peu affectés par ce changement. En revanche, l’information n’atteindra pas les apprenants visuels.

Les points forts de l’apprentissage visuel

65% des personnes sont des apprenants visuels selon une étude publiée en 1998 par MindTools. Cela ne signifie pas que 65 % des gens sont exclusivement des apprenants visuels, mais qu’il s’agit d’un style d’apprentissage particulièrement utilisé. Plus concrètement, vous pouvez supposer que deux tiers des personnes avec lesquelles vous travaillez préféreront un repère visuel. Par ailleurs, les recherches réalisées par l’entreprise 3M indiquent que les images sont traitées 60 000 fois plus vite que le texte et que les aides visuelles augmentent le taux de rétention de l’apprentissage jusqu’à 400 %. (Pas étonnant qu’ils vendent autant de Post-It.) Même les membres de votre équipe qui ne s’identifient pas comme des apprenants visuels bénéficieront de ces effets.

Exploitez la collaboration visuelle, depuis n’importe où

Avez-vous déjà vu ces mugs avec écrit en anglais dessus « This meeting should’ve been an email » – « cette réunion aurait dû être un email » ? Chez Gliffy, nous avons notre propre version : « this should’ve been a flowchart » – ça aurait dû être un organigramme.

Nous croyons au pouvoir des visuels. Nous savons qu’un croquis réalisé rapidement sur un tableau peut permettre à tout le monde d’adhérer à une nouvelle idée. Nous, aussi, avons écrémé de longs e-mails et des pages wiki et avons tenté de suivre un appel vidéo sur Zoom qui était censé se terminer il y a 3 minutes. Bien que certains défis de « communication à distance » soient nouveaux, nous avons passé plus de 15 ans à travailler pour résoudre ce problème de fond : nos principaux outils métier et de communication ne sont pas assez visuels.

Avec Gliffy pour Confluence et Jira, votre équipe peut ajouter, modifier et intégrer des diagrammes dans chaque instance ou dans d’autres outils connus comme Slack, Basecamp, Trello et GSuite. Grâce aux outils de gestion des versions, vous pouvez suivre les modifications et les mises à jour au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit et que les process changent. Vous pouvez créer des schémas pour illustrer les liens entre les différentes informations qui vivent dans votre instance, via un diagramme qui lie les pages entre elles ou même d’autres diagrammes entre eux. Vos diagrammes intégrés restant à jour, cela permet à votre équipe de ne jamais tomber accidentellement sur des informations erronées.

Grâce à notre interface drag-and-drop (glisser-déposer), il est très facile d’utiliser Gliffy sans aucune formation ou compétence. C’est l’outil de création de diagrammes le mieux intégré à Confluence et Jira, et le plus intuitif pour les équipes qui utilisent déjà ces produits.

Essayez gratuitement Gliffy dès maintenant et découvrez toutes les possibilités qui s’offrent à vous pour intégrer davantage de visuels dans votre travail.

  • Encouragez vos collaborateurs à transformer leurs croquis en diagrammes, afin que le reste de l’équipe puisse s’y référer.
  • Analysez vos instances ou votre documentation Confluence comportant de longues explications. En plaçant un diagramme en haut de la page, les utilisateurs pourront facilement identifier l’information dont ils ont besoin.
  • Lorsque vous constatez que votre équipe lutte avec un process, assurez-vous qu’il y ait un visuel ou un organigramme associé à celui-ci
  • Si votre équipe rencontre des difficultés à localiser certaines pages ou certains tickets, créez un plan qui montre comment les choses sont organisées et ajoutez des liens dès que possible.

Intéressé par l’app Gliffy ?

En illustrant votre contenu par des diagrammes et des visuels, vous aidez votre équipe à travailler plus efficacement et à collaborer plus facilement. Gliffy peut être une alternative au tableau blanc ou un moyen pour votre équipe de conserver ses croquis ou esquisses. Nous sommes impatients de découvrir vos réalisations.

En tant que partenaire solution Platinum d’Atlassian, Valiantys peut vous aider à implémenter Gliffy dans vos instances Confluence et Jira en fonction de vos besoins et de votre système. Grâce à la suite Atlassian et aux apps de sa marketplace, vos équipes vont gagner en agilité et en productivité. Nous sommes là pour vous accompagner de la conception de votre solution, jusqu’à la formation de votre équipe et un support au quotidien.

 

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