Les fans de Game of Thrones se souviennent sans doute de cette scène emblématique de la série : le moment où Lord Walder Frey décide de se venger du roi Robb Stark pour avoir rompu un pacte de mariage entre la Maison Stark et la Maison Frey. Lord Frey attire un peu plus tard les Starks et leurs alliés dans son château pour célébrer un mariage entre les deux familles. Le mariage et le domaine des Starks virent à quelque chose de tout sauf harmonieux.
Mais la planification de cette tragédie ne s’est pas faite du jour au lendemain. Les faits se sont déroulés durant l’année, dans le prolongement immédiat de la bataille de Blackwater. Pour justifier ce délai d’organisation un peu longuet, on pourrait invoquer les corbeaux messagers, moyen de communication le plus rapide employé à cette époque. Cependant, si l’on considère les nombreux éléments qui jouent un rôle dans le manque de transparence et de communication, le véritable cauchemar a sans nul doute été la planification du plan machiavélique.
Facile de critiquer, et de souligner les défauts de notre trône de fer ! Mais comment aurions-nous procédé si nous avions eu accès à la technologie actuelle ? Comment aurions-nous planifié l’événement pour qu’il se révèle un succès, dans un temps réduit, face à moins d’adversité ? Ou dit autrement, dans un état d’esprit plus serein ? En utilisant Jira bien sûr ! Et en y intégrant une app Atlassian : Tempo Planner !
Pourquoi Jira ? Et Tempo Planner ?
Le premier problème que nous avons identifié concernait le besoin de collaboration et de communication. Outil développé par Atlassian, Jira a été conçu dans cet objectif permanent : améliorer les capacités de planification, de suivi, de push et de reporting des équipes de travail.
Convaincus de la nécessité de définir des rôles et des timings pour une communication réactive et une démarche de transparence, nous pensons que Tempo Planner, app de gestion des ressources pour Jira, serait un atout considérable pour organiser les rôles ainsi que le planning de chaque membre de l’équipe. Ceci pour s’assurer que personne n’est sur ou sous-chargé.
Voici donc à présent la manière d’opérer.
Organiser les équipes et viser le succès – un jeu d’enfants
Les trois grands instigateurs impliqués dans le mariage (les Maisons Lannister, Bolton et Frey) doivent s’assurer que chacun connait son rôle et le timing afin que tout se passe comme prévu. Cependant, avec plus de 9 000 troupes à coordonner et sans compter les multiples personnes affairées au mariage lui-même (cuisiniers, domestiques, musiciens…), une supervision haut niveau des opérations devient cruciale. Les Lords ne peuvent se permettre de prendre de risques.
Autrement dit, la première étape après le téléchargement de Tempo Planner sur la MarketPlace Atlassian serait d’organiser les forces en équipes Tempo pour :
- Permettre aux chefs d’équipe de bien gérer les membres (attribution de rôles, planification des délais et supervision de la charge de l’équipe)
- Apporter aux seigneurs plus de transparence et les aider à identifier d’éventuelles failles dans leur projet (manque de ressources, surcharges individuelles…).
Avec Tempo, Taylor de la Maison Frey (le chef d’équipe) peut facilement créer une équipe via Tempo Teams (dans l’onglet Tempo, en haut de l’écran) et gérer l’équipe de chevaliers dissimulés en musiciens jusqu’au signal fatidique lancé avec “The Rains of Castemere”. Taylor peut relier l’équipe à un projet et assigner des rôles et une charge de travail aux membres (les musiciens dissimulés qui font partie de l’équipe 100% du temps). Le chef d’équipe accédera facilement ainsi à ses prévisions, sa planification et des reportings simplifiés.
Une fois l’organisation de l’équipe faite, Taylor peut tout simplement aller dans l’onglet de planification situé en haut de l’écran et commencer à définir le planning de son équipe lors du jour fatal. Dans ce scénario, la charge de travail est fixée à 8 heures/jour (modifiable dans les paramètres de Tempo). Ainsi, si plus de 8 heures sont envisagées, la barre de planification s’affichera en rouge pour aider à visualiser la sur-charge de la personne en question.
Parce que les Lords veulent que les événements suivent un déroulé bien précis, il est possible de renseigner une date et une heure de début (ex: accueil des invités le 19 septembre à 7h). Ainsi, lorsqu’un chevalier consulte son emploi du temps planifié dans My Work (disponible avec Tempo Timesheets), il peut voir son agenda pour la journée.
Maintenant que les fondations sont posées, les Lords peuvent-ils s’en contenter ? Non…
Planifier pour réussir une simple cérémonie
Dans certains cas malheureusement, les chefs d’équipe planifient trop d’heures à leurs membres. La définition d’échéances irréalistes ou la non-prise en compte d’une disponibilité partielle des personnes peut être une des raisons. En jetant un coup d’oeil à notre équipe camouflée, il semble que chacun d’eux soit surchargé. Cet aspect peut être observé à partir de la vue planification, filtrée par équipe, ou dans le reporting de charge de l’équipe des musiciens depuis l’onglet Équipes Tempo. Le résultat de cette observation est sans appel : les membres de l’équipe ne seront pas en mesure de garantir la qualité, la livraison et le succès total de leurs opérations. Et sur ce plan, les initiateurs du projet ne pourront pas lancer de test.
Une façon de résoudre le problème consisterait à ajouter de nouvelles équipes dans le projet ou à trouver plus de personnes du même rôle (des chevaliers dissimulés en musiciens, dans ce cas-ci).
Avec un peu de chance, certains membres de la Maison Frey sont disponibles : on peut leur assigner des tâches pour venir en aide aux chevaliers. Cependant, si ce n’est toujours pas suffisant, alors la Maison Frey comprend là l’importance d’embaucher plus de chevaliers dissimulés pour équilibrer à terme la charge. Et qui sait ? Le septuor de musiciens pourrait devenir un véritable ensemble, très rapidement.
Marcher aux côtés des invités, une authentique lune de miel
Plutôt que de dédier une année entière à la planification du mariage parfait, les trois seigneurs pourraient facilement réduire à quelques heures le temps consacré à cette mission, se laissant ainsi tout le loisir de participer à des activités seigneuriales de plus haute valeur (gérer les terres, faire fructifier les finances…). Par ailleurs, la combinaison Jira/Tempo Planner pourrait aussi leur permettre d’avoir une vue d’ensemble sur l’utilisation de leurs ressources, d’optimiser leurs effectifs et de visualiser le rôle de chaque équipe durant le mariage. Et si jamais les trois Lords constatent un écart entre le délai de livraison et la capacité d’une équipe, ils pourront embaucher plus de membres et/ou optimiser la charge de travail. La richesse indécente des Lannister pourra certainement y contribuer.
Les trois protagonistes peuvent désormais dormir tranquilles, la réussite de leur plan est assurée.
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