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Confluence pour les débutants: être efficace en un clin d’oeil

Vous avez entendu parler de Confluence mais vous hésitez toujours à l’implémenter ? Cet article est fait pour vous. Dans mes missions de consultante chez Valiantys, j’utilise Confluence quotidiennement en tant que base de connaissances.

Confluence est un outil imaginé par Atlassian qui combine, en toute simplicité, les fonctionnalités d’un wiki avec les fortes exigences de sécurité et de confidentialité des entreprises d’aujourd’hui. Cet article vous permettra de découvrir comment.

 

Qu’est ce que Confluence ?

Une base de connaissance

Grâce à Confluence, vous pouvez bâtir l'”encyclopédie” de votre entreprise. Lorsqu’une entreprise croît, il est nécessaire de mettre en place des outils de communication adaptés pour rester efficace. La meilleure solution pour optimiser le partage des informations est de tout rassembler en un seul endroit, accessible à tous. Avec Confluence, vous pouvez aussi classer vos contenus par espaces et ajouter des mots-clés pour retrouver tous vos articles grâce à la barre de recherche. L’information est centralisée, organisée et accessible facilement.

Un réseau d’entreprise collaboratif

Confluence vous offre aussi l’avantage d’un réseau social : les utilisateurs peuvent interagir, poser des questions et y répondre, « aimer » des articles, les commenter… Les connaissances peuvent être réellement partagées et exploitées. Fini le parcours du combattant pour trouver LA personne qui peut vous donner une réponse rapide et juste ! Les connaissances de chacun sont accessibles à tous, et à tout moment.

Un révélateur de créativité

Un des réels atouts de Confluence est de stimuler la créativité des équipes. En prenant la main sur la création ou la modification d’articles, elles gagnent en confiance, produisent des contenus de qualité et participent davantage à la vie de l’entreprise.

Un booster d’efficacité

Pour organiser le travail au sein des équipes, les réunions sont utiles. Néanmoins, une réunion mal préparée peut générer un manque d’efficacité et devenir un réel problème sur le long terme. Confluence vous permet de suivre pas à pas l’évolution d’un projet, depuis sa création jusqu’à son accomplissement.

Avec l’app Team Calendars, vos équipes peuvent intégrer un agenda directement dans une page Confluence pour noter les dates clés d’un projet, comme une réunion par exemple. Confluence permet de centraliser et de partager les documents utiles à la préparation de vos projets ou réunions : notes, documents PDF, liens…

Le processus de décision est allégé : il peut être géré directement à travers cette interface et évite un processus de validation long et contraignant. Mais sans suivi, la décision peut rapidement passer aux oubliettes… Avec Confluence, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et dresser des checklists pour suivre leur évolution.

 

 

De même, pour produire un document de spécification, vous avez besoin de le construire pas à pas, souvent à plusieurs. Confluence offre un contrôle des versions et un suivi des versions (ou historisation) du contenu, ainsi que des fonctionnalités de co-édition en temps réel. Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités, vous pouvez regarder cette vidéo (en anglais) :

 

Complémentarité avec Jira

Les outils de la suite Atlassian s’intègrent parfaitement les uns aux autres. Si vous utilisez déjà Jira, Confluence vous permettra de gagner du temps. Vous pouvez créer une base de connaissances avec les demandes les plus fréquentes et leurs solutions, ce qui simplifiera grandement vos processus et vous permettra d’innover.

Mon expérience personnelle de Confluence

Une ergonomie à la page

Souvent amenée à mettre en place Confluence chez nos différents clients, je me suis lancée dans la découverte de cet outil à mon arrivée chez Valiantys. L’ergonomie de l’outil étant claire et intuitive, j’ai rapidement pris mes marques.

Chez Valiantys, nous avons décidé de personnaliser Confluence avec une app appelée Refined For Confluence. Grâce à cette app, nous avons ajouté une barre de menu avec des catégories, chacune regroupant des documents liés à un même sujet (voir l’image ci-dessous). Chaque catégorie donne accès à des espaces, où se trouvent les contenus.

Il est tout à fait possible de restreindre les accès aux espaces dans le cas de contenus sensibles. Cela répond ainsi à certaines problématiques liées à la confidentialité que l’on rencontre régulièrement dans le monde de l’entreprise.

Si vous démarrez avec Confluence, vous ne trouverez peut-être pas ce que vous recherchez du premier coup. Dans ce cas, la barre de recherche s’avère très utile.

 

Une navigation facile

Tout au long de ma découverte de Confluence, j’ai visité les catégories et me suis familiarisée avec les « espaces ». Un espace permet d’organiser le contenu sous forme de pages et d’articles de blog. L’organisation est logique et fluide.

La partie à gauche de l’écran est aussi utile : tout comme un réseau social, je peux voir les dernières informations concernant le contenu de l’espace (qui a posté les derniers articles, quand, à quel sujet,…).

 

Ecrire un article en toute simplicité

Lors de mes missions de consultante experte Atlassian, je dois faire un retour des tâches accomplies au reste de de mon équipe. C’est une étape essentielle pour optimiser le suivi de la mission et pour faciliter la reprise du sujet par mes différents collègues si je ne suis pas disponible. Je prends également le temps de capitaliser les connaissances acquises au cours de ma progression chez Valiantys, dans mon espace personnel Confluence.

Confluence me propose une interface très semblable à un éditeur de texte classique, mais avec des fonctionnalités bonus ! Je peux facilement créer un tableau, insérer des images et proposer des contenus graphiquement aboutis. Cela rend l’utilisation beaucoup plus ludique !

Ci-dessous, un exemple de page utilisée pour créer un texte présentée de telle manière : titre, mise en page et texte. Sans formation particulière, écrire un article est simple, même pour les débutants. Les options de mise en page sont simples, accessibles et intuitives. J’ai donc pu créer un article avec des images, des liens et une mise en page en quelques clics.

 

 

Si vous souhaitez approfondir votre utilisation de Confluence, vous pouvez utiliser les “macros”. Grâce à elles, vos contenus seront mieux structurés, plus esthétiques et gagneront en visibilité.

 

Les modèles de page

Afin d’éviter le syndrome de la page blanche, Confluence propose plusieurs modèles personnalisables. Ils permettent de guider l’utilisateur dans la création de sa page et d’accélérer les process.

 

 

Pour en savoir plus sur le système de modèles et les avantages de l’utilisation des macros dans Confluence, voici une vidéo explicative (en anglais) :

 

Recevoir un feedback instantanément

Les icônes sur le côté droit de l’écran permettent d’accéder rapidement aux fonctionnalités de gestion de mon profil. Par exemple l’icône “cloche” génère des notifications, par exemple quand des commentaires sur les articles que j’ai écris ont été émis. Grâce à cela, je peux recevoir un avis sur mon travail et progressivement améliorer la qualité de mes articles.

Ainsi, en tant que lecteur, il est possible de commenter, d’ « aimer », de partager, de mettre à jour un article. Si quelqu’un commente un article que j’ai écris, je reçois une notification et je peux réagir tout de suite. De plus, si Confluence est intégré à Jira, je peux recevoir également des notifications Jira dans Confluence.

 

 

Ce type de retour est aussi bénéfique au rédacteur de l’article qu’à son lecteur. Le processus de correction est plus pratique et rapide. Je n’ai pas plus à attendre que mon collègue fasse son retour en face à face et je peux voir ses suggestions directement sur ma page. Dans mon processus d’apprentissage, ce système s’est révélé être un gain de temps énorme, une collaboration plus direct et plus efficace.

En conclusion, Confluence c’est Fun, Pratique et Facile !

Il y a encore tellement de choses à découvrir dans Confluence, mais maîtriser les bases de cet outil est essentiel. C’est pourquoi nos équipes ont réalisé un Guide d’utilisation rapide qui rassemble les fonctionnalités principales de Confluence pour une prise en main en 5 minutes.

 

Demandez votre Guide d’utilisation rapide de Confluence

 

 

 

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