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Comment créer des templates dans Confluence

Les modèles Confluence

Dans la plupart des entreprises, il y a des tâches répétitives qui doivent être documentées. Afin d’éviter de repartir de zéro à chaque fois, Confluence propose des fonctionnalités de création de modèle de page, qui permettent à l’utilisateur de définir le format à utiliser pour le nouveau contenu de ce type.

Des modèles sont disponibles nativement dans Confluence. L’outil peut vous suggérer certains formats déjà créés pour vos tâches de documentation courantes. Cependant, vous pouvez également créer vos propres modèles personnalisés, qui répondront exactement aux besoins de votre propre organisation. Tous les modèles disponibles sont accessibles via la fenêtre qui apparaît lors de la création de la page. Notez que les modèles ne peuvent être appliqués que lors de la création. Vous ne pourrez pas les utiliser pour changer la forme de pages existantes.

 

Available templates

Création d’un modèle personnalisé

Il existe 2 types de modèles personnalisés :

  • les modèles généraux : disponibles pour tous les espaces
  • les modèles d’espace : limités à un espace donné. Les modèles d’espace peuvent être créés par l’administrateur de l’espace alors que les modèles généraux ne peuvent être créés que par les administrateurs de Confluence.

Création d’un modèle général

Pour la création d’un modèle général, vous devez avoir accès aux paramètres de Confluence. A partir de là, vous pourrez créer votre modèle et le partager avec tous les utilisateurs de l’outil. Après la création, le modèle sera visible automatiquement dès qu’un utilisateur voudra créer une page.

 

Création d’un modèle spécifique à un espace

Vous devez avoir accès aux paramètres de l’espace en question, avant de pouvoir définir votre modèle. Ensuite, de la même manière que pour les autres modèles, chaque utilisateur de l’espace retrouvera votre modèle lors de la création et pourra bénéficier de la mise en page que vous avez définie.

 

 

Lorsque vous créez un modèle, qu’il soit général ou spécifique à un espace, vous pouvez cliquer sur un bouton pour le mettre en favori. Le modèle figurera en haut de la fenêtre de création de page, pour faciliter l’action.

Éditeur de modèles

Confluence vous permet de créer vos modèles avec beaucoup de flexibilité. Toutefois, le potentiel de création des modèles personnalisés est souvent méconnu. Confluence propose certains champs spéciaux, disponibles depuis l’éditeur de modèle. Parmi ces champs très utiles, vous retrouverez les fonctions Variables et Texte didactique. Ces deux fonctions permettent au créateur du modèle de fournir des conseils aux utilisateurs ou de les guider pour qu’ils remplissent la page avec les bonnes informations.

Variables

Grâce aux variables, l’auteur du modèle peut ajouter des champs spécifiques comme la date, l’heure ou le nom de l’entreprise. Cela aidera les utilisateurs à remplir la page avec les bonnes données. Une fois les variables définies, l’auteur peut aussi choisir leur mise en forme : texte, texte multi-lignes ou liste. Grâce à l’option “liste”, vous pouvez ajouter des valeurs prédéfinies.

Voici un exemple d’utilisation des variables dans les modèles Confluence :

 

 

Vous pouvez ajouter une variable à votre modèle depuis la barre d’édition en haute de la fenêtre ou en tapant le symbole “$”, suivi du nom de la variable.

Texte didactique

La fonctionnalité de texte didactique permet d’ajouter des indications sur les informations à fournir. Elle sert de guide aux utilisateurs du modèle et évite d’avoir des blocs vide sur la page. Les indications n’apparaissent que lorsque vous éditez la page. Bien sûr, si le champ contenant le texte didactique n’a pas été rempli, les indications n’apparaîtront pas sur la page publiée.

Les bonnes pratiques

Une fois que vos équipes auront essayer les modèles de Confluence, elles ne pourront surement plus s’en passer. Les administrateurs de Confluence pourront créer plus de modèles, pour les tâches répétitives telles que les pages de documentation, les pages de contact par exemple.

Les modèles aident les équipes à harmoniser l’organisation des contenus et des espaces et à maintenir la cohérence des données au sein de l’organisation.

Pour atteindre cette cohérence, n’oubliez pas de communiquer sur l’existence de cette fonctionnalité. Il faut souvent montrer aux membres de l’équipe les modèles disponibles et pour quelles tâches les utiliser, car elles n’y font pas toujours attention lors de la création d’une nouvelle page. Il ne faut pas non plus oublier de les avertir lorsque de nouveaux modèles sont disponibles.

Une dernière bonne pratique : utilisez la macro “Créer à partir d’un modèle”. Elle ajoute un bouton dans la page parent, qui a été mise en forme avec un modèle spécifique. Ainsi, les utilisateurs pourront créer des pages enfants sur le même modèle que la page mère, très facilement.

 

Voilà, les modèles de page Confluence n’ont plus aucun secret pour vous ! Si vous avez des questions ou que vous souhaitez nous parler de votre projet Confluence, n’hésitez pas à contacter nos consultants certifiés Atlassian qui ont déjà fait cela des centaines de fois.

 

Aidez-moi à utiliser Confluence 

 

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