Guidez vos utilisateurs Jira en intégrant des formulaires, des tableaux et des checklists dans vos tickets

Mettre en place Jira Cloud aujourd’hui peut se faire en quelques minutes, et Jira Service Management est incroyablement flexible pour s’adapter à différents besoins. Vous pouvez créer des projets pour plusieurs équipes et objectifs en quelques clics. Mais parfois, cette liberté laisse les utilisateurs, qu’il s’agisse de clients ou d’agents, un peu perplexes. Que faire si les clients omettent régulièrement des détails importants lorsqu’ils font des demandes sur votre portail ? Ou si répondre à une demande nécessite de suivre une procédure spécifique ? Avoir une structure en place pourrait vous aider. Quelle que soit la manière dont vous devez guider les utilisateurs, l’app Elements Checklist peut vous permettre d’organiser les informations dans Jira simplement. Voyons comment l’app fonctionne pour ajouter un formulaire à un portail client, ajouter une grille dynamique avec des formules calculées aux tickets et fournir des modèles de check-lists pour les agents de support.

Ajouter un formulaire à votre portail client Jira Service Management Cloud

Votre portail Jira Service Management est configuré pour gérer les demandes des employés ? Parfait. Mais comment ajouter un formulaire à votre portail client pour que les utilisateurs puissent ajouter des détails ? Grâce à Elements Checklist, vous pouvez facilement créer un formulaire avec de multiples attributs et l’ajouter à des types de demande spécifiques. Vous pouvez soit utiliser un modèle pour insérer des données prédéfinies, soit laisser les utilisateurs ajouter des données.

Par exemple, les utilisateurs peuvent soumettre leurs besoins détaillés en remplissant le formulaire : ils seront alors automatiquement organisés sous forme de tableau, avec autant de lignes que souhaité. Lorsqu’elle est utilisée comme formulaire, l’app Elements Checklist permet aux utilisateurs d’ajouter autant de lignes qu’ils le souhaitent.

Pour l’agent qui travaille sur la demande, il est facile de garder informé l’utilisateur sur le statut de chaque élément demandé. Dans l’exemple ci-dessous, l’agent peut mettre à jour rapidement le statut de chaque demande (ou ligne) en le sélectionnant parmi une liste pré-établie.

Et à quoi cela ressemble-t-il sur le portail client ? Les mises à jour effectuées dans la vue de l’agent sont visibles sur le portail.

En ajoutant un formulaire à votre portail client avec Elements Checklist, les informations dont vous avez besoin sont collectées et il est plus facile pour les clients et les agents de voir en un coup d’œil l’état d’avancement de la demande.

Ajoutez un tableau de valeurs à vos demandes Jira

Vous cherchez comment collecter et organiser les données dans un tableau dans une demande Jira ? Au lieu de créer plusieurs champs personnalisés, utilisez Elements Checklist pour ajouter un tableau de valeurs présenté sous forme de grille. Les informations sont ainsi mieux organisées et la lisibilité du ticket améliorée.

Par exemple, vous pouvez utiliser Elements Checklist pour afficher facilement les détails d’un inventaire, comme le lieu, la date et les commentaires :

Vous pouvez d’autre part ajouter des attributs calculés pour suivre des coûts, calculer un coût par ligne et également ajouter un footer à votre checklist pour afficher la somme de toutes les lignes.

La configuration d’Elements Checklist sous forme de tableau est simple et facile. Pour obtenir un résultat calculé comme dans l’exemple, un attribut calculé avec une formule basique a été utilisée. Mais il est également possible d’utiliser des expressions logiques pour créer des formules plus avancées dans votre tableau.

Utiliser des check-lists préconfigurées pour créer des procédures standardisées

Les pilotes et les chirurgiens les utilisent pour une bonne raison : les check-lists aident votre cerveau à se concentrer sur la tâche à accomplir, mais surtout vous empêchent de sauter accidentellement une étape pour des tâches répétitives. Pour les agents de support qui répondent régulièrement à des demandes similaires, une check-list permet de s’assurer que tout le monde suit la même procédure.

L’app Elements Checklist propose des check-lists préconfigurées, idéales pour mettre en place des procédures standardisées. Cela peut s’avérer utile dans de nombreux contextes et faciliter le travail des agents de support au quotiden; par exemple pour  l’installation d’un nouvel ordinateur qui comporte plusieurs étapes spécifiques de configuration, pour le dépannage de matériel ou pour la création de compte pour un compte réseau.

Si vous devez vous conformer à des normes industrielles ou à une certification de qualité, les check-lists sont une solution facile à mettre en œuvre, de sorte que tous vos agents de support peuvent facilement confirmer qu’ils suivent une procédure standardisée.

Utilisez Jira avec des formulaires, des tableaux ou des check-lists

Quelque soit la manière dont vous souhaitez structurer l’utilisation de Jira Service Management et guider vos utilisateurs, Elements Checklist peut vous aider. En ajoutant un formulaire, un tableau ou une check-list, vous optimisez la quantité d’informations dans la demande, et vous guidez à la fois les clients et les agents. Vous serez moins encombré par des champs personnalisés ou des descriptions trop longues, et la gestion des demandes en sera facilitée.

Vous voulez implémenter l’app Elements Checklist? Nous pouvons vous aider configurer votre app et votre plateforme Jira en fonction. Dites-nous en plus sur vos projets ici.