Ceux d’entre vous qui ont participé au moins une fois à la mise en place de Wiki d’entreprise, en partant de zéro, se sont certainement déjà posé les questions suivantes : « quelle structure pour mes pages ? », « Comment structurer les échanges entre collaborateurs ? » Pour y répondre, Atlassian a capitalisé sur une décennie d’expérience utilisateurs Confluence et en a extrait les meilleures pratiques, pour fournir un ensemble de modèles de pages aux fonctionnalités avancées : les « Blueprint ». Ces nouvelles fonctionnalités sont disponibles dès la version 5.0 de Confluence. Chacune d’elles correspond à un cas d’utilisation régulier et optimal de votre Wiki. Dans Cet article, nous vous proposons d’en explorer quelques-unes.
Compte rendu de réunion
Voici une modèle de page qui vous sera utile avant, pendant et après vos réunions. Il permet de :
- Créer et diffuser des ordres du jour depuis Confluence ;
- Saisir vos comptes rendus et procès-verbaux de réunion en ligne;
- Créer, assigner et suivre des tâches à mettre en œuvre dans le cadre de plan d’actions.
Ce modèle blueprint met automatiquement à jour l’agenda des « Participants » suite à la diffusion de l’ordre du jour. Plus besoin d’envoyer vos invitation par mail ! Vos comptes rendus sont par ailleurs, tous accessibles depuis la page d’index des comptes rendus, générée et mise à jour automatiquement.
Vous bénéficiez ainsi d’un espace unique pour préparer votre réunion, échanger et suivre les actions associées.
La page d’index des comptes rendus de réunion, générée et mise à jour automatiquement par le blueprint « Note de réunion »
Liste de fichiers
Le blueprint « Liste de fichiers » gère, pour vous, les autorisations d’accès à vos fichiers, et leur indexation dans les résultats de recherche. Ses fonctionnalités de suivi des versions et d’aperçu vous permettent de visualiser vos fichiers en ligne et d’historiser les versions antérieures.
Comme dans le cas du blueprint « Compte rendu de réunion », la page d’index des listes de fichiers vous permet d’accéder aisément à vos listes, quel qu’en soit le nombre.
Spécifications
Les équipes de développement utilisent très souvent Confluence pour gérer des spécifications techniques, d’après une enquête menée par Atlassian. Le blueprint « Spécifications » leur facilitera la vie, notamment avec la macro Page properties, qui permet de rajouter des propriétés aux pages Confluence. La macro Page properties est présentée ci-dessous. Ainsi, quelque-soit les caractéristiques de vos documents de spécifications, il vous est désormais possible d’implémenter leur structure dans Confluence.
Enfin, le blueprint « Spécifications », comme les précédents, facilite l’accès au contenu en mettant à votre disposition une page d’index des spécifications.
En conclusion, les modèles blueprints, disponibles avec Confluence 5, correspondent aux meilleures pratiques en matière de structuration de contenu de Wiki d’entreprise. Voyez les comme un ensemble de fonctionnalités innovantes pour vous permettre de produire efficacement du contenu accessible et structuré. Pour ceux qui veulent aller plus loin, sachez qu’à ces fonctionnalités de confluence, d’ores et déjà disponible avec Confluence 5.1, peuvent s’ajouter de nombreuses autres, fournies sous forme de plugins développés par des partenaires dont :
– Strategy canvases, de Comalatech, qui permet de gérer des taches et de visualiser des processus d’entreprise
– Online diagrams, de Gliffy, qui permet d’éditer des organigrammes de qualité professionnelle
– Polls, de Simplenia, pour la creation et la gestion d’enquêtes de satisfaction
– Evernote Importer, de StiltSoft, qui permet d’importer des notes dans Confluence
Vous pouvez tester Confluence Blueprint gratuitement, dès maintenant, sur le site d’Atlassian.
