Vous utilisez Jira pour gérer vos projets au quotidien et vous souhaitez étendre les possibilités de l’outil pour obtenir une meilleure visibilité sur l’avancement des tâches en cours, la planification des tâches à venir, ainsi que le niveau d’occupation de vos équipes. Et ce sur des contextes multi-projets. Vous avez entendu parler des apps BigPicture et Portfolio for Jira, mais ne connaissez pas parfaitement leurs possibilités et leurs limites respectives. Vous ne savez peut être même pas quelles apps choisir. Alors cet article est fait pour vous !
Gestion de roadmaps et de ressources : des atouts partagés
La vocation de ces 2 apps est d’enrichir Jira en matière de gestion de portefeuilles de projets, pour à la fois le suivi et la planification. Dans chaque cas, on définit donc des programmes (BigPicture) ou plans (Portfolio for Jira) basés sur un ou plusieurs projets Jira, boards Agile ou filtres JQL. Une fois le programme/plan créé, diverses configurations sont possibles et vous pourrez ainsi définir, entre autres, les équipes de travail concernées, l’unité choisie pour le suivi et la planification (heures, jours, Story Points) ou encore les cadences et capacités de vos équipes si vous utilisez les méthodes de travail Agile.
BigPicture – Programme
Porfolio for Jira – Plan
Vous bénéficierez alors de diverses interfaces pour le suivi de vos portefeuilles de projets, avec des tableaux de bords permettant de voir et projeter la répartition de vos tâches et la charge de vos ressources, ou encore d’être alerté si par exemple une date de release est menacée ou une ressource est en surcharge de travail.
Les 2 apps répondront à vos besoins, que la gestion de vos projets soit en cycle en V (waterfall) ou s’appuient sur les méthodes Agile (Scrum, SAFe), même si cela demandera parfois un peu d’adaptation ou de configuration manuelle.
Diagrammes de Gantt et gestion de risques : BigPicture se distingue
BigPicture s’est initialement fait un nom dans la communauté Atlassian grâce à une intégration très réussie des diagrammes de Gantt pour représenter et suivre des projets Jira. Ainsi, si vous utilisez ces diagrammes (par exemple via l’outil Microsoft Project), vous n’aurez aucune difficulté à gérer vos projets de la même manière dans Jira. Les demandes des projets concernés apparaissent automatiquement dans la vue Gantt de BigPicture et, depuis cette interface graphique, vous pourrez par exemple changer les dates de début et de fin d’une tâche en la faisant glisser sur le calendrier, mais aussi hiérarchiser les tâches ou encore définir des dépendances.
BigPicture – Diagramme de Gantt
BigPicture intègre par ailleurs une interface de gestion des risques très pratique, où une matrice croisant les probabilités d’occurrence et les impacts va permettre d’identifier et suivre tous les risques relatifs à votre programme, que ce soit directement via des demandes existantes du projet ou via des demandes spécifiques.
BigPicture – Matrice des risques
Planification virtuelle, suivi de thématiques : Portfolio for Jira se distingue
Une des principales caractéristiques de l’app Portfolio for Jira est la possibilité de travailler sur la planification de son plan de manière virtuelle, c’est-à-dire d’évaluer certaines hypothèses (ajout de tâches, modification de dates ou d’assignation, définition de dépendances) sans les appliquer formellement au niveau de l’outil. Portfolio for Jira permet de visualiser l’impact de ces hypothèses sur l’organisation courante du plan et de valider les changements correspondants si le résultat est satisfaisant.
Portfolio for Jira – Validation de changements
Il est également possible de définir des scénarios, chacun n’étant rien d’autre qu’un ensemble distinct d’hypothèses, afin de définir plusieurs orientations par rapport à une situation donnée, et par exemple les présenter en comité de pilotage ou les passer en revue avec son sponsor pour faciliter la prise de décision. Ainsi, de la même manière que pour le cas précédent, la validation du scénario choisi entraînera l’application au niveau de l’organisation du plan des changements que celui-ci proposait.
Pour terminer sur ce sujet, la version 3.0 de l’app a introduit une nouvelle fonctionnalité nommée auto scheduling, qui s’appuie sur différents facteurs comme le classement des demandes entre elles, la vélocité de l’équipe ou les dépendances entre demandes pour proposer une optimisation de votre plan en termes de dates de réalisation des tâches, de leur répartition au niveau de vos équipes et de vos sprints, et de dates de release.
Portfolio for Jira permet par ailleurs de définir des thématiques, des sujets stratégiques au plus haut niveau de votre entreprise, afin d’y rattacher les demandes des projets faisant partie du plan, dans le but d’orienter la priorisation des tâches par rapport à ces thématiques et surtout de contrôler que vous restez en ligne avec la stratégie de l’entreprise.
Portfolio for Jira – Suivi des thématiques
Gestion financière, reporting : leurs faiblesses communes
On a vu tout au long de cet article que ces 2 apps ne manquent pas de qualités, mais il convient également de relever quelques faiblesses de leur part. En effet, aucune de ces 2 apps n’intègre de fonctionnalité liée à la gestion financière, par exemple pour suivre ou estimer ce que va vous coûter ou vous rapporter l’ensemble des activités liées à un portefeuille de projets. Par ailleurs, pour BigPicture comme pour Portfolio for Jira, les capacités en termes de reporting sont très limitées. Dans chacun des cas sont proposés un certain nombre de rapports pré-définis, avec très peu de flexibilité sur le contenu comme sur le rendu, ni aucune possibilité de définir des rapports personnalisés. Si ces limitations vous pénalisent, il faudra vous tourner vers des apps comme eazyBI ou Arsenale Dataplane pour obtenir un niveau avancé de reporting.
Conclusion
En guise de conclusion, voici un tableau qui met en regard les 2 apps présentées dans cet article afin de vous aider à choisir l’une ou l’autre en fonction de vos besoins :
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BigPicture
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Portfolio for Jira
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| Gestion de projets Agile |  |
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| Gestion de projets en cycle en V (Waterfall) | |
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| Gestion des dépendances |  |
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| Gestion des ressources | |
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| Gestion des risques | |
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| Méthode SAFe | |
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| Planification | |
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| Suivi des thématiques | |
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Il y aurait encore beaucoup à dire sur BigPicture, comme sur Portfolio for Jira, ainsi n’hésitez pas à contacter Valiantys si vous souhaitez être accompagnés dans la mise en place de l’une ou l’autre de ces apps !
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