Dank des Zusammenspiels einer Standard-Procurement-Software mit einem flexiblen Jira-basierten Bestellungsbroker kann sea chefs sein schnelles Wachstum fortsetzen und bei seinen Interaktionen volle Transparenz bieten. Die Flexibilität von Jira ermöglicht schnelle Anpassungen an neue, international agierende Lieferanten.
Das Unternehmen
Die sea chefs Holding AG mit Hauptsitz in der Schweiz ist einer der weltweit führenden Dienstleister in der Kreuzfahrtbranche. Sie bietet Hotel-, Gastronomie- und Crew-Management an Bord von Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffen.
Derzeit beschäftigt sea chefs rund 15.000 Mitarbeiter:innen an Bord von mehr als 50 Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffen und weitere 180 Mitarbeiter:innen in seinen Büros in Basel und Zug in der Schweiz, Limassol auf Zypern, Valletta auf Malta sowie Hamburg und Berlin in Deutschland.
sea chefs sorgt für die effiziente Realisierung der in enger Zusammenarbeit mit seinen Geschäftspartnern und Kunden entwickelten Ideen und Konzepte auf allen sieben Weltmeeren und zahlreichen Flüssen in Europa und Asien.
Die Herausforderung
sea chefs erbringt Hotel-Dienstleistungen für mehr als 50 Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffe weltweit. Ein wichtiger Aspekt bei der Sicherstellung des täglichen Hotelbetriebs ist die effiziente Versorgung der Schiffe.
Da die Kreuzfahrtschiffe rund um den Globus unterwegs sind und sich ihre Reiserouten ständig ändern, bedeutet es eine gewaltige Herausforderung, eine funktionierende Versorgungskette für sie zu gewährleisten.
Die Lösung
Valiantys, einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner in Deutschland, hat sea chefs bei der Implementierung einer flexiblen Procurement-Plattform unterstützt, bei der Jira als Broker zwischen der zentralen Procurement-Software und den jeweiligen globalen Lieferanten fungiert. Dieses Set-up bietet eine effektive, anpassbare Grundlage für den Beschaffungsprozess von sea chefs, der ständigen Änderungen unterworfen ist.
Die mit der Beschaffung beauftragten Mitarbeiter:innen von sea chefs (in Hamburg und auf Zypern) verwenden speziell entwickelte Tools, um Bestellungen aus dem zentralen Procurement-System an die jeweiligen internationalen Lieferanten zu übermitteln. Hierbei ist Jira für den Austausch und die Aktualisierung der Informationen rund um die Bestellungen verantwortlich, wodurch alle Interaktionen mit Lieferanten transparent und kontrollierbar sind.
sea chefs und Valiantys führten mehrere Workshops mit dem Ziel durch, eine Datenstruktur zu entwickeln, die sowohl zu den Quell- als auch zu den Zielsystemen passt. Nachdem diese Struktur feststand, richteten die technischen Expert:innen von Valiantysmit der Jira REST API einen automatisierten Datenaustausch zwischen den Quellsystemen und Jira selbst ein. Valiantys Expert:innen für die Atlassian-Implementierung konfigurierten derweil notwendige Änderungen in Jira.
Der Prozess selbst ist auf zwei Hauptanwendungsfälle ausgelegt: das Management der internen Versorgung der Schiffe sowie das Handling von Lieferanten und Logistik.
Kurz gesagt nutzten wir Jira Software und verschiedene Apps vom Atlassian-Marktplatz, um:
- notwendige Vorlagen (Purchase Order als Pdf für Lieferanten + Excel-Produktlisten, Lieferinformationen, Tagesberichte) mit Xporter von Xpand IT zu erstellen;
- die E-Mail-Kommunikation zwischen allen Beteiligten vollautomatisch mit “Email This Issue for Jira” von META-INF zu koordinieren,
- Workflows, die eine Validierung beim Empfang benötigen (fehlende Informationen, falsches E-Mail-Format usw.), für eingehende Bestellungen mit Scriptrunner von Adaptavist anzupassen;
- Workflows wenn möglich zu automatisieren, um den manuellen Arbeitsaufwand mit Scriptrunner zu reduzieren,
- Dokumente mit Vorlagen von Xporter automatisch zu erstellen;
- zeitgesteuerte Reports, die an verschiedene Logistikunternehmen gesendet werden, zu konfigurieren.
Die Lösung wird zudem als Managed Service durch die Valiantys auf AWS betrieben und erlaubt so die Nutzung aller Vorteile von Atlassian Data Center- und Server-Produkten im Rahmen eines “fully managed” Cloud-Angebots, das zudem eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten in ISO27001 zertifizierten Rechenzentren sicherstellt.
Der Nutzen
Durch die Digitalisierung eines weiteren Teils der Lieferkette mit Jira wurden folgende tägliche Geschäftsabläufe verbessert:
- ~200 Bestellungen/Tag werden automatisch an Jira gesendet
- 20–30 Kommentare von Lieferanten pro Tag
- ~600 automatisch generierte Dokumente verschiedener Formate pro Tag
Hat Sie dieser Anwendungsfall neugierig gemacht? Valiantys ist Ihr Atlassian Platinum Solution Partner Enterprise – nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns, damit wir Ihren Fall besprechen können. Wir unterstützen Sie gern bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse mit Jira und anderen Atlassian-Anwendungen. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
Die sea chefs Holding AG mit Hauptsitz in der Schweiz ist einer der weltweit führenden Dienstleister in der Kreuzfahrtbranche. Sie bietet Hotel-, Gastronomie- und Crew-Management an Bord von Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffen.
Derzeit beschäftigt sea chefs rund 15.000 Mitarbeiter:innen an Bord von mehr als 50 Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffen und weitere 180 Mitarbeiter:innen in seinen Büros in Basel und Zug in der Schweiz, Limassol auf Zypern, Valletta auf Malta sowie Hamburg und Berlin in Deutschland.
sea chefs sorgt für die effiziente Realisierung der in enger Zusammenarbeit mit seinen Geschäftspartnern und Kunden entwickelten Ideen und Konzepte auf allen sieben Weltmeeren und zahlreichen Flüssen in Europa und Asien.