Faire le bien en cherchant à faire mieux : comment Lost Lemon utilise Jira Software pour accompagner les programmes sociaux aux Pays-Bas

Comprendre la charge de travail

Lost Lemon est une entreprise qui a foi en sa raison d’être. Sa mission est de fournir des services aux agences de services sociaux des Pays-Bas, notamment au sein du gouvernement. Comme la technologie pour répondre à ces besoins peut être coûteuse, Lost Lemon utilise des technologies open-source et en licence libre, accessible à un prix nettement inférieur aux licences commerciales. Tout cela pour répondre aux besoins divers et cruciaux des services sociaux.

La philosophie de Lost Lemon est de réellement faire une différence. Développer des solutions et aider les clients à résoudre leurs problèmes techniques, mais surtout d’accompagner les personnes qui ont besoin d’aide aux Pays-Bas sur des problématiques sociales telle que la santé.

Lost Lemon met du coeur à l’ouvrage, et comme l’explique Wim de Jonge, Delivery Manager chez Lost Lemon, “au-delà du simple fait de gagner de l’argent, ce que nous voulons vraiment faire, c’est apporter notre pierre à l’édifice pour améliorer les choses, et aider nos clients à travailler plus facilement sur le plan politique, administratif, des processus, de l’information et de la technique.”

Afin de répondre au mieux aux besoins de leurs clients, les développeurs de Lost Lemon travaillent en équipe Scrum avec des sprints Agiles à l’aide de Jira Software. Selon les projets, entre 40 et 50 développeurs, répartis dans cinq équipe produit différente, sont impliqués.  Il y a aussi des concepteurs et des testeurs. En outre, ils travaillent avec près de 25 consultants, spécialistes et chefs de projet différents qui mettent en œuvre les solutions logicielles créées par Lost Lemon et assurent la liaison entre l’entreprise et ses clients.

Lost Lemon utilise également l’application de suivi du temps de Tempo afin de tracer le temps passé sur les projets par chacun dans l’organisation. Ils suivent ainsi les heures travaillées et les heures facturables pour leurs clients. C’est un aspect essentiel de leur activité, qui leur permet d’analyser les efforts déployés sur des sprints spécifiques, et aussi d’être payés pour le travail fourni !

Répondre aux besoins présents et futurs

Avec leur réputation grandissante, grâce à la qualité de leurs services et leur éthique de travail, de plus en plus de clients sont venus frapper à leur porte de Lost Lemon. Mais ils ont rapidement réalisé qu’ils n’avaient pas la capacité, avec leur ancienne version serveur de Jira, de gérer l’accroissement de la demande. Le nombre de licences disponibles était insuffisant et cette vieille version Jira a commencé à freiner leur croissance.

Par ailleurs, il était crucial pour eux d’améliorer tous les aspects de l’expérience client, sachant que Jira était la colonne vertébrale non seulement du développement, mais aussi de l’activité de tous les départements. Lost Lemon a donc commencé à chercher une nouvelle solution pour :

• Donner aux clients un meilleur aperçu de leurs demandes en cours
• Inclure le processus de suivi commercial des ventes et opportunités dans Jira
• Envisager une intégration plus poussée avec d’autres systèmes pour la documentation, le support, le centre d’assistance, le CRM, etc.

Après quelques semaines de travail et de réflexion, Lost Lemon a décidé que la meilleure solution était de migrer sur la version Cloud de Jira. Lost Lemon a contacté une première société de conseil et a démarré le processus de migration de ses données, y compris celles de suivi du temps de Tempo vers le cloud.

Hélas, cette première tentative a échoué, notamment suite à la difficulté de migrer les données de Tempo … et la migration s’est arrêtée.

À ce stade, la  pression est montée très vite. Il y avait peu de marges de manoeuvre, et il fallait aller de l’avant, et vite ! C’est à ce moment délicat et crucial que Lost Lemon a contacté Valiantys.

De la migration à l’installation

L’équipe de Lost Lemon avait une idée claire de ses besoins dès le début du projet. Ils voulaient simplement migrer les données de leurs version serveur de Jira Software et Tempo vers les versions Cloud de ces outils, sans aucune perte de fonctionnalités, ni de données. Il était également essentiel de minimiser l’interruption du travail quotidien pendant la migration.

Wim et Floris ont été impressionnés dès leur première rencontre avec Valiantys.

“Lors de la première migration”, dit-il, “Floris [van Duin, consultant en informatique] et moi-même avions établi le plan, et nous avions tout expliqué au prestataire qui nous accompagner, mais il ne nous a pas donné de feedback ou de conseils par rapport à ce que nous avions imaginé.”

Avec Valiantys, l’équipe de consultants a pris les devants et été proactive.

Ils ont travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de Lost Lemon au début, pour comprendre exactement leurs besoins. Ensuite,  l’équipe de Valiantys a planifié le déroulement de la migration vers le cloud et bien expliqué à Lost Lemon la procédure. Une présentation très claire des étapes à suivre avant de commencer la migration.

La migration s’est ensuite déroulée de manière très fluide. Wim retient particulièrement un haut niveau de transparence et de professionnalisme, “surtout par rapport à la tentative de migration précédente.”

Seuls Wim, Floris, et l’administrateur système local ont été impliqués dans les spécifications de la migration, laissant à Valiantys le soin de s’occuper des détails. Ils ont toutefois fait appel à de nombreux employés de Lost Lemon pour la phase de test, et s’assurer que la nouvelle version répondait aux besoins de tous.

La migration vers le cloud s’est déroulée sans problème, Valiantys utilisant des scripts propriétaires pour réaliser le travail vite et bien. En fin de compte, il aura suffi de quelques heures de collaboration entre les administrateurs système de Lost Lemon et l’équipe de Valiantys pour mettre le projet sur les rails. En en fin de projet, les tests utilisateurs ont permis d’identifier quelques problèmes résiduels, puis de valider la nouvelle solution pour l’ensemble de l’organisation.

Développer, réagir, livrer

Pour l’équipe de Lost Lemon, la migration vers le cloud a été essentielle pour permettre à l’entreprise de se développer et aux équipes de s’épanouir. Et de mettre en place des processus et des workflows qui les aident à développer, à réagir vite et à fournir des solutions de haute qualité à leurs clients.

En outre, ils ont pu se débarrasser de plusieurs add-ons dont les fonctionnalités sont désormais disponible en standard sur la version Cloud de Jira.

L’utilisation de Tempo avec Jira Cloud a également libéré un jour par mois pour Wim. Avec l’ancienne version de Tempo, lorsqu’il voulait connaître l’état d’un projet et mesurer les heures passées dessus, il devait se démener pour rassembler tous les chiffres :  il lui fallait un vendredi entier pour obtenir ces chiffres et établir un rapport.

Maintenant, il peut le faire en quelques minutes en extrayant les données de Tempo et en les transférant dans une feuille de calcul. Il peut ainsi analyser et partager des données cruciales instantanément, ce qui permet à toute l’équipe de mieux comprendre les résultats et d’utiliser ces données pour assurer le succès continu de l’entreprise.

Un futur prometteur

La prochaine étape pour Lost Lemon est d’évaluer l’intégration d’autres outils Atlassian dans leur infrastructure existante. L’ajout d’outils de documentation, de support et de service d’assistance pouvant être intégrés avec leurs données actuelles sur le Cloud sera la prochaine étape d’évolution.