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Consolidation et Cloud : 15% d’économie et +20% de productivité

Améliorer la collaboration

Cette entreprise d’électronique figurant au classement Fortune 500 avait besoin d’une collaboration accrue entre les équipes, d’une plus grande visibilité des projets et des équipes, et de la possibilité de créer un reporting cohérent tout en disposant d’une infrastructure sécurisée et actualisée. Le moyen de redynamiser ses équipes était de consolider les instances Atlassian et de migrer vers le Cloud – avec près de 200 000 employés dans le monde et 6 instances. Cette entreprise a commencé à utiliser Atlassian mi-2018, a déployé les solutions sur plus d’équipes 2019 avec la vision d’une collaboration à l’échelle de toute l’entreprise dans le futur.

2 0 0   0 0 0

employés dans le monde

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instances Atlassian

1 5 %

d'économie fonctionnelle

 

Un projet complexe

Une consolidation et une migration peuvent être très compliquées, surtout lorsque les instances sont gérées par différentes équipes qui travaillent avec des normes et des workflows différents.

Valiantys a réalisé une première analyse afin d’évaluer l’effort nécessaire pour le projet. La société ayant des instances distinctes en Allemagne et au Royaume-Uni, nous avons identifié un certain nombre de challenges à relever :

  • Effectuer une consolidation car 20 utilisateurs existaient déjà sur l’instance cible.
  • De nombreux projets sur différentes instances : 8 sur la plus petite instance Jira et 75 sur la plus grande.
  • Des versions différentes pour chaque instance.
  • Le dernier challenge était lié au plugin Zephyr car une équipe utilisait cet outil de gestion des tests dans le cadre d’un projet. Il était donc essentiel pour elle de migrer les données correspondantes car sans ce plugin, le projet ne fonctionnerait pas. En raison de la configuration et de la complexité des plugins utilisés, la seule option était de les exécuter sur une instance dédiée car ils ne pouvaient pas fonctionner sur un environnement Cloud multi-tenant.

Non seulement nous avons migré et consolidé les projets avec succès, mais nous avons également réussi à conserver les données des tests qui étaient précieuses pour l’une des équipes.

Consolider pour mieux collaborer

 

La consolidation était obligatoire pour assurer un meilleur travail d’équipe et une meilleure gouvernance. La décision de migrer vers le cloud a été justifiée par une analyse de TCO et de la fiabilité des instances.

La première étape de la consolidation des instances a nécessité une analyse des applications. Pour Valiantys, la meilleure approche était de fusionner les deux instances avant de les transférer dans notre hébergement Cloud.
Deux facteurs étaient à prendre en considération : le nombre de projets et le nombre de plugins installés dans chaque instance :

  • La plus petite instance contenait 8 projets et la plus grande 75.
  • Les petites instances avaient un ensemble de plugins moins complexe que la grande instance.
  • Nous avons donc dans un premier temps fusionné la plus petite instance avec la grande, en tant qu’instance cible, afin de conserver l’intégrité des données.

Les instances étaient sur différentes versions, pouvant entraîner des problèmes lors du transfert des données. Donc, avant de débuter la consolidation, nous avons mis à jour les instances Jira sur une version identique. Nous avons pu ensuite migrer les projets Jira, un par un, en faisant très attention aux conflits éventuels sur la dénomination des éléments de configuration comme le schéma de permission ou encore les clés de projet. Même si certaines conventions de dénomination étaient identiques, les équipes avaient travaillé différemment, nécessitant de les importer en tant que nouveaux éléments de configuration. Cela a pu se faire en renommant simplement les champs avant de les importer.

Des étapes similaires ont dû être reproduites pour Confluence, car il y avait 2 instances, l’une contenant 62 espaces et l’autre 31 espaces. L’une des instances étant une version ancienne, nous avons dû effectuer une nouvelle mise à jour et déplacer chaque espace un par un en évitant tout conflit dans les clés d’espace et les noms.

Une partie du processus de consolidation consistait également à s’assurer que toutes les intégrations fonctionnaient comme prévu. Les intégrations avec Bamboo, Bitbucket et Confluence nécessitaient de conserver des liens au fur et à mesure que nous avancions dans chaque projet. Nous avons évité d’avoir à recréer tous les liens manuellement une fois les applications migrées dans le Cloud grâce à notre expertise en matière de bases de données; nous avons fait en sorte que chaque équipe puisse référencer toutes les données se trouvant dans une autre application comme elles l’étaient auparavant.

 

Migrer vers le Cloud pour réaliser des économies et travailler sereinement

Une fois la fusion des instances terminée et testée, nous étions prêts à les déplacer vers le Cloud Valiantys.

Les estimations initiales du client indiquaient que le Cloud coûterait 10 % de plus que les coûts actuels. Mais après que l’équipe aie fait appel à Valiantys pour optimiser les configurations et repenser le mode de fonctionnement, nous avons pu dégager des économies à long terme significatives par rapport au maintien de l’infrastructure actuelle. Par exemple en supprimant les environnements de test, de staging et d’assurance qualité lorsqu’ils ne sont pas utilisés, en tirant profit de l’automatisation, en utilisant des environnements élastiques et en repensant les architectures.

En choisissant de migrer vers le Cloud Valiantys, l’entreprise souhaitait se dégager de la gestion de son infrastructure informatique et augmenter la fiabilité des services avec des SLAs rigoureux et et un plan de reprise d’activité après sinistre (PRA).

Dans le projet de migration initiale, certains projets étaient hors scope. Mais lorsque l’équipe a commencé à travailler sur sa nouvelle plateforme hébergée dans le Cloud Valiantys, le communication entre projets est devenu complexe et a impacté la collaboration entre les équipes. Il a donc été décidé de migrer tous les projets restant pour non seulement consolider leurs licences mais aussi retirer, au fur et à mesure, les ressources allouées à la gestion de cette instance.

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Bénéfices immédiats : 15% d’économies opérationnelles, + 20% de productivité, et plus encore.

 

Les bénéfices principaux ont été la réduction du coût total de possession (TCO), l’amélioration des performances dans les équipes concernées et un reporting fiable pour permettre à la direction de prendre les bonnes décisions et mieux piloter les processus de gouvernance. Notre expertise en matière de configuration a permis de réduire de 25 % le budget prévisionnel.

Maintenant qu’une autre équipe de plus de 500 utilisateurs a été intégrée dans l’instance hébergée dans le Cloud Valiantys, l’entreprise peut continuer à réduire ses coûts informatiques. Et également:

  • De rajouter des utilisateurs à la volée grâce à la flexibilité de l’environnement Cloud,
  • D’améliorer considérablement la collaboration avec plus de 500 utilisateurs sur une seule et unique instance,
  • De bénéficier des mises à jour automatiques contre les failles de sécurité gérées par l’équipe support de Valiantys.

En migrant les instances des bureaux européens dans le Cloud Valiantys en seulement 6 mois et en consolidant les instances :

  • L’entreprise a réalisé 15% d’économies opérationnelles.
  • Les équipes projet ont amélioré leur productivité de 20 % et l’équipe informatique n’a plus à s’occuper d’infrastructure.
  • L’entreprise étant satisfaite des bénéfices obtenus, elle envisage de migrer vers le Cloud les instances de ses équipes commerciales situées en Amérique du Nord.

Consolider ses instances et migrer vers le cloud : une stratégie gagnante

 

Voici les points clé pour une consolidation et une migration vers le Cloud avec Valiantys :

  • Analyser minutieusement les projets et les instances à migrer pour anticiper les problèmes techniques et fonctionnels potentiels.
  • Analyser les schémas de gestion des utilisateurs à la fois sur l’instance initiale et l’instance cible.
  • Créer un manuel d’exécution clair et concis puis l’exécuter dans un environnement de test.
  • Exécuter l’UAT avec les principaux utilisateurs finaux pour les optimisations finales.

Le résultat final : La consolidation des instances est un grand pas vers l’efficacité et la productivité des équipes, tout en générant une réelle valeur ajoutée pour le client. Tandis que la migration vers le Cloud est surtout une question d’économies fonctionnelles et de tranquillité d’esprit. C’est une combinaison idéale !

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