Mindmaze, start up dans l’univers médical, déploie Confluence et Jira pour l’ensemble de ses processus métier

à propos de MINDMAZE

MindMaze, la startup qui met la réalité virtuelle au profit de la science

MindMaze est une jeune pousse issue de l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne. Elle est devenue en moins de 3 ans une des 10 start-ups les plus reconnues dans le domaine Médical en Suisse. Chez MindMaze, les équipes sont composées de chercheurs en informatique, de neuroscientifiques, de physiciens et roboticiens tous animés par la même passion : améliorer en permanence la qualité de vie des patients ayant subi une lésion cérébrale.

MindMaze a déjà développé et lancé sur le marché une plateforme révolutionnaire pour construire des interfaces homme-machine intuitives, combinant réalité virtuelle, infographie, imagerie cérébrale et neurosciences. Les applications sont passionnantes pour les soins de santé et de nouveaux projets démarrent dans l’univers des médias.

UNE CROISSANCE FULGURANTE DANS UN CONTEXTE TRÈS RÉGLEMENTÉ

En tant qu’entreprise du monde médical, MindMaze est soumise à de fortes contraintes légales au niveau de la gestion de ses processus et de sa documentation.

«Dans ce secteur, en cas de défaut de procédure, les collaborateurs engagent leur responsabilité pénale car cela impacte directement la qualité des soins apportés aux patients» explique Frédéric Condolo, Global Product Director chez MindMaze.

La CE Mark en Europe et la FDA aux Etats-Unis imposent des normes drastiques à l’entreprise.

Face à une croissance exponentielle, presque brutale, les équipes ont eu besoin d’outils adaptés pour garantir la conformité de leurs activités, mais aussi pour orchestrer et faciliter le travail d’équipe et l’innovation. La gestion des processus et la documentation devait être cohérente, fiabilisée, sécurisée et offrir un maximum de traçabilité.

«A mon arrivée, les équipes utilisaient des outils bureautiques classiques et les équipes de développement un wiki très technique», se souvient Frédéric Condolo. «Face à notre croissance, nous avions besoin de mettre en place rapidement un système commun - et plus sécurisé - de suivi de documentation avec signature électronique et une solution de gestion des processus.»

Avec des équipes en croissance situées à Lausanne, Zurich, Boston, San Francisco et Paris, MindMaze a recherché des outils adaptés, faciles à prendre en main et évolutifs. L’outil de gestion de la documentation devait pouvoir mettre en place des standards de documents pour la recherche clinique. L’outil de gestion des tâches devait être assez flexible pour pouvoir s’adapter aux besoins métier spécifiques des différentes équipes de l’entreprise et suffisamment robuste pour pouvoir suivre la croissance de MindMaze.

L’ADOPTION VIRALE DE CONFLUENCE ET COMALA WORKFLOWS POUR LA DOCUMENTATION PROJET

Confluence, de l’éditeur Atlassian, a été choisi car il répondait véritablement aux besoins de MindMaze : normes médicales à respecter, forte croissance, besoin de structuration… Dans ce contexte, sa prise en main intuitive a fait la différence et a rassuré. Le lien direct entre le contenu et la gestion des tâches a été une autre fonctionnalité décisive. La combinaison Jira Software + Confluence a convaincu.

«La force de Valiantys, c’est son expertise sur les outils. Les bonnes pratiques et les conseils qu’ils partagent aussi au travers de leur blog font d’eux un partenaire à très forte valeur ajoutée.»

Frederic Condolo, Global Product Director - Mindmaze

«Confluence a été déployé et adopté très rapidement par les équipes.», Il fallait transmettre une culture et un modus operandi très rapidement à de nombreuses personnes. C’est là que Confluence et notamment les blueprints ont joué un rôle important. «Les modèles d’espace et de page nous ont permis de croître tout en conservant une structure cohérente», explique Frédéric Condolo.

Dans un premier temps, les équipes ont découvert Confluence à travers des activités classiques : les notes de réunion, le suivi des différentes décisions en attente. L’add-on Comala Workflows a ensuite permis de mettre en place des procédures de revue et de validation des documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, directement dans Confluence via un système de signature électronique. Les modifications apportées aux protocoles médicaux et documents de recherche ont ainsi pu être rigoureusement tracées.

Enfin, en apportant structure et lisibilité à l’ensemble de l’activité de l’entreprise, Confluence a permis au CEO de rester connecté aux informations essentielles tout en étant régulièrement hors de ses murs.

TOUTES LES ÉQUIPES DE MINDMAZE UTILISENT Jira

Dans ce contexte de croissance exponentielle, Jira Software offrait une solution pragmatique pour outiller l’ensemble des processus de l’entreprise. Outre les équipes de développement qui utilisent Jira Software pour planifier leur roadmap et gérer leurs releases, ce sont pas moins de quatre services qui utilisent Jira pour la gestion de leurs processus métier.

«Jira nous a permis d’outiller nos équipes RH, achats et finance dans un délai très court à moindre coût par rapport à des solutions métier», raconte Frédéric Condolo, moteur du projet. «Au stade où nous en sommes, l’outil répond parfaitement à notre besoin.»

Jira pour les processus RH

Jira Software permet de tracer l’ensemble du processus de recrutement et de notifier les différentes personnes impliquées (responsable RH, manager opérationnel, directeur technique, équipe administrative...) au bon moment. L’outil a même été configuré pour intégrer le scoring des évaluations passées lors des différents entretiens et les remarques des interlocuteurs du candidat pour faciliter la prise de décision.

Jira pour les processus d'achat

Jira Software a été mis en place pour outiller les processus de demande d’achat au sein de l’entreprise (demande d’achat, approbation par le responsable du budget, réalisation de l’achat, paiement, comptabilisation de l’achat, réception...). La gestion fine des permissions permet de cloisonner la visibilité et de restreindre les actions de transition aux personnes concernées. Ainsi par exemple seul le propriétaire d’un budget donné peut approuver un achat, seule une personne de la comptabilité peut enregistrer un paiement...

A présent que cela est en place, tous sont satisfaits et l’outil simplifie grandement la vie des équipes achat, de la comptabilité et des responsables de budgets. Des add-ons simples tels que sumUp for Jira ainsi que les fonctions d’export Excel permettent à la comptabilité de suivre les budgets très simplement.

«Même en ayant des compétences Jira en interne, nous avons vraiment apprécié l’accompagnement de Valiantys. Leur consultant nous a permis de gagner du temps et de valider nos hypothèses. Nous avons aussi choisi de leur confier la gestion de nos licences, ce qui nous simplifie la vie car ils alignent nos maintenances et nous permettent d’avoir une seule facture par an, en francs suisses.«

Frederic Condolo Global Product Director - Mindmaze

REGARD VERS LE FUTUR

Après avoir levé 100 millions de dollars, la start-up Mindmaze accélère son développement à l’international. Pour Frédéric Condolo, nul doute que les outils Atlassian continueront de les accompagner dans les prochaines phases de croissance.

«Jira et Confluence s’adaptent à notre manière de travailler et évoluent avec nous. Dans le cas d’une start-up à très forte croissance, c’est essentiel. Je peux dire que les outils Atlassian sont un véritable avantage concurrentiel pour l’entreprise par rapport à d’autres start-ups moins bien outillées pour grandir.«