5 astuces pour créer le contenu d'un site web à l'aide de Jira et Confluence

La création du contenu de votre nouveau site web est un élément central de votre stratégie marketing et communication. Gérer le contenu, sa validation et sa cohérence tout en tenant les délais dans un contexte impliquant plusieurs étapes de validation relèvent du défi, d’autant plus en télétravail. En effet, vous devez aligner vos besoins avec les ressources dont vous disposez tout en n’oubliant pas de vous adresser à votre client final. Toutefois, si vous garantissez une bonne planification et une communication adaptée, vous allez pouvoir maximiser le retour sur investissement de votre nouveau site web.

Il s’agit d’un sujet que l’équipe Marketing de Valiantys connait bien car elle a lancé fin 2020 son nouveau site internet pour répondre à ses nouveaux besoins et objectifs business. En tant que partenaire Atlassian depuis 2006 et utilisateur de ses outils, l’équipe a tiré parti des technologies Atlassian pour gérer ses projets marketing de manière plus agile. Que ce soit avec les parties prenantes internes ou externes du projet site web, elle a tout naturellement choisi de collaborer en télétravail dans le même espace Confluence pour créer le nouveau contenu du site internet et dans Jira pour le suivi des tâches.

Dans cet article, nous vous partageons 6 astuces pour créer et gérer le contenu d’un site web à l’aide de Jira et Confluence afin de vous aider à atteindre, in fine, votre objectif prédéfini : présenter vos produits et services à vos clients et prospects, acquérir de nouveaux prospects et (à coup sûr) améliorer votre notoriété.

1. Partagez l’objectif de votre site web
2. Planifiez votre projet avec les outils Atlassian
3. Collaborez et communiquez avec tous les acteurs du projet depuis un seul endroit
4. Rédigez vos pages
5. Suivez les améliorations à effectuer après le lancement

1. Partagez l’objectif de votre site web

« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. » – Sénèque

Avant toute chose, en tant que chef de projet, vous devez définir avec votre équipe mais aussi avec les parties prenantes l’objectif de votre site web qui sera la ligne directrice du projet. Est-ce que vous souhaitez promouvoir votre savoir-faire, vendre vos produits ou fidéliser ? Est-ce que vous souhaitez un site vitrine, un blog, un site e-commerce ou les trois en même temps ? Est-ce que vous souhaitez être autonome ou externaliser la gestion et la création du contenu ? Bref, multiples questions qui vont vous permettre de créer un site web en accord avec vos besoins en interne, votre stratégie business et surtout vos clients. Ecrivez-le partout où vous pouvez, communiquez votre ligne directrice à tous les acteurs du projet et n’hésitez pas à l’intégrer comme rappel dans votre espace de collaboration Confluence. Une fois l’objectif fixé, il sera temps de passer aux choses sérieuses : la planification de la création du contenu.

2. Planifiez votre projet avec les outils Atlassian

Plus les semaines passeront, plus votre projet prendra forme et plus les échanges augmenteront, d’autant plus en télétravail. Afin de ne pas s’éparpiller, notre équipe Marketing a choisi de créer un espace collaboratif unique dans Confluence, ouvert aux parties prenantes internes, afin de gérer le contenu depuis un seul endroit.

En créant cet espace collaboratif, vous serez en mesure de :

• partager le cahier des charges
• gérer toutes les notes de réunion avec une ou plusieurs agences
• créer une roadmap
• recréer l’arborescence du site internet et gérer le contenu de chaque page.

En parallèle, vous pouvez créer l’ensemble des tâches et sous-tâches qui incombent à votre équipe marketing dans Jira afin de :

• les faire intervenir à tour de rôle  (création de contenu, graphisme, traduction, relecture)
• suivre en temps réel la progression du processus de création
• déterminer des dates d’échéances

Enfin, déterminez votre workflow. Il s’agit d’un processus permettant au chef de projet de contrôler la bonne marche et d’identifier les points de blocage afin d’améliorer le circuit de validation. Chaque entreprise gère différemment la création de son contenu. Chez Valiantys, nous n’avons pas sous-traité cette étape du projet à une agence, nous l’avons géré avec les compétences marketing internes et nous avons déterminé un workflow en interne.

Toute cette planification est essentielle pour que chacun puisse contribuer, anticiper, s’impliquer, suivre l’évolution du projet et s’organiser en conséquence.

3. Collaborez avec tous les acteurs du projet depuis un seul endroit

Pour atteindre vos objectifs fixés, identifiez les parties prenantes qui interviendront dans la création du contenu de votre site internet.

• En externe : intégrez tous les acteurs qui interviendront dans le processus de création. Par exemple, notre équipe Marketing a collaboré avec un agence web pour le développement du site web, une agence SEO pour l’optimisation du contenu ainsi qu’une agence de traduction.
• En interne : identifiez toutes les personnes qui seront impliquées dans la définition des messages, la création du contenu, la relecture et la validation. Chez Valiantys, c’est l’équipe Marketing qui était chargée de créer le contenu en anglais puis en français après avoir valider les messages clés avec le Directeur Marketing et le CEO. Le CTO et les Practices leaders ont été impliqués également dans la relecture du contenu technique.

La création d’un espace unique de collaboration dans Confluence permet de collaborer depuis un seul endroit malgré la distance. Il est ainsi possible de partager le contenu des pages, de suivre l’historique de création, de gérer le contenu multi-langues et d’éviter de multiples copies.

4. Rédigez vos pages

Une fois les détails du projet web déterminé avec les parties prenantes, listez puis réalisez le plan de votre site web directement dans Confluence. C’est un exercice difficile, mais important. Sans une navigation bien pensée, un site web a peu de chances d’atteindre ses objectifs. Nous conseillons d’organiser la création de vos pages par Lot de production afin d’aider votre équipe créative à prioriser les tâches et rester concentrée.

Chez Valiantys, nous nous sommes organisés de la manière suivante :

• Dans Jira, le chef de projet a créé une tâche par lot de production et une sous-tâche par page.

• Dans Confluence, nous avons reproduit à l’identique l’arboresence du site web afin de ne rien oublier lors de la création du contenu. Les pages Produits sont ainsi rassemblées dans le même Lot de production et sont structurées de la même manière afin de garder une cohérence dans le parcours Client sur le site internet.

5. Suivez les améliorations à effectuer après le lancement

Les membres de votre équipe ainsi que vos collègues pourront relever des bugs ou partager des pistes d’améliorations. Demandez à vos utilisateurs internes de créer des tickets dans Jira que vous pourrez ensuite catégoriser et prioriser. Par ailleurs, une fois le site web mis en production, l’offre de votre entreprise, ses projets et son image continue d’évoluer. Collaborez toujours dans Confluence pour écrire, partager et faire valider vos contenus. Cela facilitera la collaboration en interne ainsi qu’avec les agences en externe.

Améliorez la performance et l’agilité de votre équipe Marketing dès maintenant

Bien qu’il faille du temps et des efforts pour créer un site web performant, grâce à Jira et Confluence vous serez en mesure par la suite de produire des contenus efficaces et cohérents entre eux, et de tenir les délais. Peut-être que les équipes IT de votre entreprise utilisent déjà les outils Jira et Confluence. Renseignez-vous car ce sont des outils qui peuvent être facilement déployés à d’autres équipes.

Vous voulez implémenter Jira et Confluence pour mener à bien vos projets marketing ? Nous pouvons vous aider à déployer les méthodes agiles dans tous les services de votre entreprise, que ce soit l’équipe marketing, l’équipe IT ou encore l’équipe RH.