La gestion des contrats est un processus que l’on retrouve dans toutes les entreprises. Il s’agit de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un contrat. Pour que ce processus fonctionne efficacement, il est nécessaire de créer un système qui relie le CRM, l’ERP et les outils de suivi du contrat à toutes les étapes de son évolution. Le gain tiré de ce processus repose sur la centralisation des informations en un seul et même endroit. Ainsi les équipes commerciales et opérationnelles peuvent collaborer efficacement entre elles.
Récemment, Valiantys a mis à jour son processus de gestion de contrats pour passer à un modèle plus performant, en alliant le système de suivi Jira et la base de connaissances de Confluence. Toujours dans cette démarche d’efficacité, nous avons ajouté des apps de la MarketPlace Atlassian, éditées par Elements et d’autres vendeurs partenaires d’Atlassian, pour atteindre un niveau élevé d’automatisation.
Implémentation du processus
Différents rôles dans l’entreprise sont impliqués dans le processus de gestion des contrats. Partant de ce constat, nous avons pensé notre implémentation en 3 parties, chacune correspondante à un rôle : le Chargé de Compte, le Responsable des Services Professionnels et le Directeur Financier. Tous travaillent sur le même projet Jira afin d’améliorer la collaboration et les échanges d’informations.
Le Chargé de Compte crée le ticket dès qu’il y a un nouveau contrat. Grâce à notre système d’automatisation, les données de l’opportunité commerciale créée dans notre CRM – c’est-à-dire Salesforce chez Valiantys – sont saisies automatiquement dans le ticket Jira avec le bon pays et la bonne devise, en fonction de la personne qui a créé le ticket. Le Chargé de Compte complète le reste des informations et sauvegarde le ticket. Dans le ticket nouvellement créé, le Chargé de Compte ajoute aussi l’estimation du nombre de jours par ligne du devis et précise les étapes de facturation.
Le Responsable des Services s’attribue le ticket et assigne les sous-tâches du projet à ses collaborateurs. Le budget total et le budget restant seront calculés en tenant compte des dates planifiées dans ces sous-tâches.
Le Directeur Financier met à jour le statut du workflow en fonction du statut du bon de commande. Il peut aussi changer le statut des factures en conséquence.
L’intégration Jira – Salesforce avec Elements Connect Salesforce
Comme dit précédemment, le système de CRM que nous utilisons est Salesforce. L’intégration de Salesforce avec Jira a été réalisée à l’aide de l’app Elements Connect Salesforce. Cette app inclut une extension gratuite qui permet d’interroger la base de données de Salesforce et de renseigner automatiquement certaines informations dans Jira. Le Chargé de Compte n’a plus qu’à choisir dans la liste la bonne opportunité en lien avec le contrat, et le reste des champs est automatiquement rempli.
Gérer la ventilation du prix et les étapes de facturation avec Elements Checklist
Afin d’éviter de calculer manuellement les tarifs en fonction de la charge de travail et du taux journalier, nous avons partiellement automatisé le processus à l’aide d’Elements Checklist. L’app génère la matrice de prix qui nous permet de définir les coûts journaliers et de générer les bons tarifs, selon le Rapporteur du ticket et le bureau/pays auquel il est rattaché. Un moyen efficace et dynamique de calculer les différents taux en un seul et même endroit, quel que soit le pays où se trouve le Rapporteur du ticket. Plus besoin de vérifier les taux de change à chaque nouveau contrat ! La seule action manuelle consiste à remplir le nombre de jours prévus pour le projet. Le reste sera calculé automatiquement par Elements Checklist.
Nous utilisons la même app pour le processus de facturation. Elle génère la partie ” Milestone” de notre ticket Jira et permet au Chargé de Compte de créer des factures à différents intervalles. Le Directeur Financier utilise cette section pour suivre et mettre à jour le statut des factures.
L’attribution des tâches avec Elements Copy & Sync
Le processus d’attribution des tâches se fait à l’aide d’Elements Copy & Sync. Cette app permet de créer des sous-tâches directement dans le ticket principal et de pouvoir suivre leur progression directement dans le ticket via un panneau dédié. Vous avez ainsi accès à toutes les informations sans avoir à jongler entre plusieurs tickets. Le Responsable des Services peut gérer la planification des différentes tâches à accomplir dans le ticket principal. Toutes les équipes de Ventes et de Finance ont une vue d’ensemble sur la progression des tâches car tout est centralisé, l’ensemble des données visibles au même endroit.
L’intégration Jira – Confluence
L’utilisation d’Elements Copy & Sync ne s’arrête pas là ! Grâce à cette app, nous avons un bouton qui crée automatiquement une page Confluence dédiée au projet client en question. Après avoir défini l’espace spécifique entourant cette page, nous rassemblons sur cette dernière toutes les informations du projet : le cadre du projet, les détails techniques sur l’environnement, etc.
Ainsi, nous gardons la documentation à jour, sans avoir à parcourir Confluence pour retrouver l’espace dédié au projet. De plus, cette app permet d’ajouter les différentes informations de Jira dans la page Confluence, sans avoir à copier/coller manuellement les données d’un outil à l’autre.
Les avantages de cette nouvelle implémentation pour les Contrats
Grâce à cette nouvelle approche mettant l’accent sur l’intégration et l’automatisation, notre processus de gestion des contrats a été largement amélioré, apportant de nombreux avantages à l’entreprise. Les apps nous ont aidés à automatiser au maximum les tâches répétitives, ce qui accélère le processus et fait gagner du temps à toutes les équipes. Plus aucune saisie manuelle n’est nécessaire pour les tarifs journaliers, ni de calcul pour le Chargé de Compte lorsqu’il crée le ticket.
Le processus a également été simplifié grâce à un workflow basique qui ne bloque jamais le cycle de vie du contrat. L’intégration avec les systèmes CRM (Salesforce) et de documentation (Confluence) offre plus de flexibilité et d’efficacité dans les tâches quotidiennes.
Dernier point et non des moindres, nous utilisons un projet commun où différentes équipes collaborent en harmonie. Cela nous permet d’avoir toutes les données réunies en un seul espace et de mieux les contrôler. Dans cette perspective, c’est également la possibilité de produire différentes statistiques utiles à la prise en main des managers.
Si vous aussi vous voulez automatiser et rationaliser votre process de gestion des contrats avec Jira et Confluence, nous pouvons vous faire une démonstration et discuter des modalités d’implémentation dans votre propre entreprise. Si vous utilisez un autre CRM que Salesforce, la logique reste la même et ce modèle d’implémentation est facilement adaptable à un autre outil CRM. Contactez-nous pour en discuter.
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