Nous y voilà : le monde bascule en télétravail pour cause de Coronavirus. Pendant ce confinement, le travail s’organise à la maison pour certains et nous devons alors concilier vie professionnelle et vie personnelle. On observe un changement profond de notre façon de travailler. Comment collaborer avec ses collègues et manager son équipe à distance ?
Bonne nouvelle, notre monde connecté nous permet aujourd’hui d’adopter facilement le télétravail à domicile. Toutefois, cela ne s’improvise pas et cela nécessite une organisation et une communication efficace pour travailler dans de bonnes conditions.
Contrairement aux idées reçues, les travailleurs sont plus productifs à la maison. En effet, d’après l’étude de 2019 “State Of Remote Work” menée par Owl Labs aux Etats-Unis, les employés qui travaillent à distance ont tendance à dépasser les 40 heures hebdomadaires réglementaires, soit 43% de plus que les employés de bureaux. Malheureusement, on constate une augmentation du sentiment de solitude chez les télétravailleurs qui peut mener à la dépression, voire même au burnout. Enfin, en cette période de confinement dû au Covid-19, les parents en télétravail doivent jongler entre leurs obligations professionnelles, le suivi des devoirs de leurs enfants et la gestion des tâches quotidiennes.
Cela fait peut-être deux semaines que vous n’avez pas mis le nez dehors à cause des événements actuels. Aujourd’hui, nous vous partageons nos bonnes pratiques afin de vous aider à préserver votre santé et votre bien-être en télétravail.
Astuce n°1 : Mettez en place une routine matinale
Le matin, préparez-vous comme si vous alliez au bureau : habillez-vous et prenez un bon petit déjeuner. Que vous soyez chez-vous ou au bureau, vous devez être prêt à communiquer avec votre responsable en visio-conférence ou à prendre une pause café avec vos collègues. Henry Ford le disait d’ailleurs très bien : “Avant tout le reste, être prêt est le secret du succès.”
Chacun devrait avoir son rituel du matin pour accomplir sereinement sa journée. Le Général de l’Armée américaine à la retraite, William McRaven, a une recommandation : “Faites votre lit tous les jours“. Pour lui accomplir une tâche, aussi simple soit-elle, vous permettra de lancer votre routine matinale, qui elle même vous permettra d’accomplir d’autres tâches !
Peu importe la manière dont vous souhaitez débuter votre journée, construisez votre “Miracle morning” et faites en sorte de trouver l’activité ludique, engageante et gratifiante qui vous motivera à sortir de votre lit tous les jours de la semaine. Quand certains développeront de nouvelles compétences (grâce à nos sessions de formation à distance par exemple) ou étayeront leur créativité, d’autres préféreront méditer, écrire, se poser sur leurs projets personnels, apprendre une nouvelle langue ou encore tester une nouvelle recette de smoothie. Appréciez ces moments et ne tombez pas dans une routine ennuyante qui vous démotivera dans votre travail.
Astuce n°2 – Prenez une pause
C’est important de faire une pause pour continuer à être productif. Mais lorsqu’on est seul face à son ordinateur, on peut vite l’oublier. Alors, afin d’éviter de vous enraciner à votre chaise de bureau et de ne pas rester dans la même position toute la journée, voici quelques exemples de pauses que vous pourriez prendre durant votre routine de télétravail :
- Fini le stock de nourriture à portée de main, déplacez-vous jusqu’à votre cuisine pour prendre votre encas.
- Ecoutez une musique de fond et faites en sorte de laisser la télécommande, votre radio, votre téléphone de l’autre côté de la pièce afin de vous lever pour continuer à écouter ou changer de son.
- Laissez votre téléphone dans la cuisine ou dans le salon afin de vous obliger à vous lever pour le consulter.
- Pour les plus sportifs, marchez, faites des pompes ou même des squats.
Plus concrètement, faites des mouvements faciles et répétables toutes les 20 à 30 minutes afin de reposer votre esprit, reprendre contact avec votre corps et retrouver une meilleure concentration. Votre corps vous dira merci.
Astuce n°3 – Communiquez régulièrement avec votre équipe
Toute relation, quelle qu’elle soit, est basée sur la communication. Bien travailler à distance passe par de bons outils et des procédures de communication simples, à la portée de tous.
Chez Valiantys, toutes les équipes communiquent via Microsoft Teams. C’est un outil essentiel à notre productivité, mais également à la création de liens sociaux. Par exemple, pour maintenir les discussions autour de la Machine à café, nous avons mis en place une conversation “Tea Time” sur les canaux Teams, que les employés peuvent rejoindre chaque jour vers 15h afin de discuter de projets professionnels et personnels. C’est très distrayant et ça aide surtout à maintenir la cohésion dans l’entreprise.
Pour moi, c’est important ne pas me sentir isolé et d’avoir des interactions sociales. Par exemple, au sein de l’équipe Marketing, nous avions en temps normal un point hebdomadaire. Mais avec cette situation exceptionnelle, afin de maintenir la motivation et de garder le lien visuel, nous avons mis en place des appels vidéo de 20 minutes chaque matin à 10h. L’idée est de partager ses tâches quotidiennes et de se tenir au courant des dernières actualités de l’entreprise. C’est également l’occasion de développer ses relations interpersonnelles et d’apprendre des autres, tout en restant chez soi.
Astuce n°4 – Armez-vous des bons outils pour travailler à distance
Pour être efficace dans la réalisation de vos missions, vous avez besoin d’un minimum d’organisation. Individuellement ou en équipe, en télétravail comme au bureau d’ailleurs, vous devez structurer et maîtriser votre liste des tâches. Mais c’est d’autant plus vrai que lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues.
C’est là qu’interviennent les systèmes de gestion de projets collaboratifs en ligne. Ils réalisent de véritables miracles lorsqu’on travaille en équipe ! Chez Valiantys, nous utilisons les outils Jira et Confluence de la Suite Atlassian bien sûr :
- Dans Jira, nous définissions nos tâches, visibles dans notre tableau agile Kanban.
- Grâce à Confuence et ses nombreuses apps, nous créons notre contenu. En cette période de confinement, nous utilisons encore plus fréquemment certaines fonctionnalités, comme l’édition de pages en simultané ou encore les commentaires en ligne.
De plus, toutes nos réunions et formations se font désormais par conférence téléphonique, avec partage d’écran. Nous travaillions déjà ainsi avec nos équipes, nos clients et nos partenaires situés aux quatre coins du globe, mais c’est désormais systématique pour tous les collaboraeurs. Il est donc encore plus essentiel d’avoir une gestion de projet impeccable lorsque l’on participe à une réunion d’équipe ou à un point avec son manager.
Tous les outils Atlassian sont intégrés entre eux (c’est d’ailleurs unique sur le marché). Pouvoir suivre les projets globalement, inclure les parties prenantes à tout moment, créer, éditer et valider le contenu en temps réel par plusieurs membres… tout ça fait gagner un temps précieux.
Astuce n°5 – Déconnectez-vous !
Enfin, même si tous ces outils en ligne facilitent l’accomplissement de vos tâches et la collaboration depuis la maison, n’oubliez pas de revenir à la vie réelle. Interagissez avec les humains autour de vous : votre conjoint(e), vos enfants, vos colocataires ou vos voisins ; et prenez des nouvelles des personnes qui comptent pour vous (grâce aux appels vidéo) : vos parents, vos grand-parents ou vos amis. En cette période de crise, c’est important de continuer à vivre et de prendre du temps pour soi. Sortez de votre “bureau” et profitez de votre temps libre pour regarder cette nouvelle série Netflix, vous plonger dans ce bouquin que vous n’avez jamais pris le temps de lire ou jouer de la guitare. Faites de l’exercice pour garder le moral, soulager votre stress et même booster votre système immunitaire ! Internet et YouTube sont plein de ressources lorsque vous vous demandez “Comment faire du sport chez soi sans matériel”. D’ailleurs, voici une sélection de nos favoris :
- Crosstraining : pratiquez vos exercices directement depuis la maison grâce à la rubrique “CrossFit At Home”.
- Mobilité : avec Movnat, adaptez votre pratique sportive à votre environnement et aérez-vous l’esprit après une journée derrière l’écran d’ordinateur.
- Respiration : respirez et gérez mieux votre stress en lisant les conseils de Brian McKenzie, Directeur Général de Power Speed Endurance, sur l’importance de la respiration.
- Méditation : recentrez-vous et vivez votre journée en pleine conscience avec gratitude et positivité.
Le télétravail peut vous donner une flexibilité et une liberté dans la gestion de votre temps ainsi que dans la création de votre environnement de travail. Profitez-en pour développer vos propres habitudes, aussi étranges qu’elles puissent paraître et créez-vous une expérience de travail enrichissante.
Avez-vous des difficultés à vous adapter au télétravail avec votre équipe ? Souhaitez-vous faire évoluer vos outils et adopter de nouvelles procédures de travail ? Contactez nos consultants dès maintenant et découvrez comment nous pouvons vous aider pendant cette période de test. Enfin, n’hésitez pas à nous partager vos expériences dans la rubrique “Commentaires” de cet article, nous serions ravis de découvrir vos bonnes pratiques.
Contactez Valiantys pour savoir comment les outils Atlassian peuvent vous aider en télétravail
