Automatiser les modifications sur vos demandes JIRA
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Automation : le nouvel outil JIRA pour automatiser vos tâches

Vous arrive-t-il d’être envahi de tâches récurrentes? Vous devez les effectuer manuellement, vous rappeler de les traiter et elles envahissent vos pensées et votre agenda? Une solution : l’automatisation.

Dans toutes les instances JIRA, il y a toujours quelqu’un qui doit repasser sur les innombrables demandes ouvertes et les relancer ou les fermer. Ce quelqu’un c’était moi et c’est peut-être vous !

A la suite de quelques recherches, je suis tombée sur une extension développée par l’Atlassian Labs : Automation. Celle-ci permet simplement d’automatiser dans JIRA certaines tâches souvent réalisées à de nombreuses reprises dans la journée ou dans la semaine.

Cette extension est tellement simple à utiliser, il suffit de trouver la bonne requête JQL, d’affecter notre modification et d’activer l’automatisation. Grâce à cette extension, j’ai pu consacrer beaucoup plus de temps sur d’autres tâches.

Lorsque j’ai trouvé cette extension et que j’ai vu le potentiel de celle-ci, je ne pouvais que partager cette découverte !

Malheureusement cette extension n’est pas encore officielle, mais après mes multiples essais et configurations je peux dire qu’elle répond parfaitement à mes besoins d’automatisation.

Dans la suite de cet article, vous trouverez des cas pratiques pour vous donner une idée du potentiel d’Automation ainsi qu’un tutoriel de mise en place. N’hésitez pas à poser vos questions ou à partager vos expériences avec cet add-on !

Concrètement, qu’est-ce qu’Automation ?

Automation a été développé par le Lab Atlassian l’année dernière et mis en ligne en janvier 2014. Leur première idée était de développer une extension afin de remplacer Jelly ainsi qu’un autre plugin “Auto-transition Listener plugin” pour rendre leur usage plus simple et accessible.

Voici les principales fonctionnalités que l’on peut trouver dans cette extension :

  • Exécuter un script JQL dans un temps donné
  • Ajouter des commentaires sur des issues existantes
  • Une configuration simple et facile
  • Interaction avec les divers évènements de JIRA
  • Fichiers sources disponibles pour permettre l’ajout d’actions et de déclencheurs

Voyons maintenant ce que peut apporter Automation dans un contexte JIRA, et lorsque JIRA est utilisé avec JIRA Service Desk.

Cas d’utilisation d’Automation avec JIRA

Voici une liste non-exhaustive de différentes configurations possibles avec JIRA et Automation. Ces cas d’utilisation répondent essentiellement à des besoins rencontrés par les chefs de projet.

  • Commenter une demande si elle n’a pas été modifiée depuis plus de 15 jours ;
  • Changer un champ spécifique si la demande n’a pas été modifiée depuis 1 semaine ;
  • Commenter une demande toutes les heures si la priorité est configurée à “Bloquante” et s’il n’y a eu aucune modification la dernière heure;
  • Déclencher une transition lorsqu’un utilisateur enregistre du temps sur une demande ;
  • Déclancher une transition lorsqu’un champ spécifique a été modifié ou rempli ;
  • Vider un champ si la demande est ré-ouverte ;
  • Assigner la demande à l’auteur du dernier commentaire si la demande est ré-ouverte ;
  • Mettre à jour un champ toutes les 24 h ;
  • Mettre à jour un champ (priorité par exemple) si la date limite est dans moins de 4h;

Cas d’utilisation d’Automation avec JIRA ET Service Desk

Avec la sortie de Service Desk, JIRA propose une véritable solution pour la gestion du service client. Mais il peut parfois manquer certains éléments requis pour votre organisation – réponse automatique après l’ouverture d’un ticket par exemple. Automation peut vous permettre d’enrichir JIRA de quelques nouvelles fonctionnalités (non-négligeables) pour votre service client.

Voici quelques exemples de configuration d’Automation pour des tâches récurrentes :

  • Changer la priorité d’une demande si elle a été commentée par une personne spécifique ;
  • Envoyer un formulaire de satisfaction à un client lorsqu’un ticket a été cloturé ;
  • Relancer un client si celui-ci n’a pas répondu au dernier commentaire dans un délai de plus de 3 semaines ;
  • Envoyer une réponse automatique au client lorsqu’il créé un ticket ;
  • Commenter une demande lorsque le SLA de celle-ci se termine dans moins de 10min (et restreindre le commentaire aux développeurs par exemple);
  • Prévenir vos clients des congés de vos développeurs par l’intermédiaire de commentaires ;

Si ces différents exemples vous parlent, vous trouverez ci-dessous un tutoriel d’utilisation de l’extension. Malheureusement, aucune documentation officielle n’a été écrite pour l’instant.

Comment paramétrer Automation : un rapide tutoriel

 PARTIE 1 : Présentation

Pour accéder à l’extension après l’avoir installée, vous devez vous rendre dans Système > Composants Additionnels -> Automation.

Automation HomePage

 

Cette page contient toutes les informations sur les précédentes configurations d’Automation que vous avez déjà faites.

1 – Règles déjà configurées et leurs états (activée/désactivée)

2 – Détails sur la règle sélectionnée

  • Nom et état
  • Déclencheur
  • Actions

3 – Créer une nouvelle règle (/automation) > Voir PART 2

4 – Audit  > Voir PART 3

5 – Configuration > Voir PART 4

PARTIE 2 : Nouvelle règle

Ecran 1 : Configuration de la règle

Automation Rule Configuration

Ajouter un nom et un acteur à la règle (l’acteur sera le nom utilisé pour définir la règle : par exemple, si c’est un commentaire, ce sera le nom affiché pour le commentaire)

Vous pouvez activer la règle automatiquement lorsque vous avez terminé son édition.

Ecran 2 : Sélection du déclencheur

CAS 1 : Déclencheur par filtre JQL

Automation Select Trigger JQL

1 – Si vous choississez ce déclencheur, vous pourrez lancer une tâche répétitive en fonction de votre filtre JQL.

2 – Choississez d’abord le moment où vous souhaitez déclencher votre action en utilisant une expression CRON.

3 – Finalement, appliquez votre requête JQL (par exemple, seulement les demandes d’un projet spécifique assignées à un utilisateur spécifique).

Vous pouvez limiter le nombre de résultats retournés. La régle sera alors appliquée aux premiers résultats.

CAS 2 : Déclencheur par évènements de demandes

Automation Select Trigger Issue Event

1 – Sélectionnez l’évènement souhaité (évènements par défault de JIRA)

2 – Appliquez les actions aux demandes définies par la requête JQL.

Vous pouvez restreindre le déclenchement des règles à certains utilisateurs uniquement.

Ecran 3 : Ajouter des actions

Automation Add Actions

1 – Vous pouvez choisir 5 types d’actions différentes :

CAS 1 – Assigner la demande à l’auteur du dernier commentaire.

2 & 3 – Vous pouvez restreindre l’assignation à un groupe ou à une personne.

CAS 2 – Editer les Labels

Vous pouvez ajouter des labels à votre demande ou en supprimer.

CAS 3 – Commenter une demande

Vous pouvez ajouter un commentaire et le restreindre à un groupe d’utilisateur  (par exemple, si vous souhaitez le rendre visible uniquement pour vos développeurs).

CAS 4 – Déclencher une transition

Vous pouvez choisir la transition à déclencher dans le flux de travail correspondant. Attention, la transition doit être disponible pour le statut de vos demandes.

Vous pouvez éditer les champs de votre demande pendant la transition. Le format sera le suivant : customfield_id=new_value ou field=new_value (un champ par ligne)

CAS 5 – Editer une demande

Vous pouvez éditer les champs de votre issue comme pour le cas 4.

Pour chaque cas, vous pouvez choisir de désactiver la notification.

4 – Vous pouvez ajouter autant d’actions que souhaité.

Ecran 4 : Confirmation

Automation Confirm

Le dernier écran affiche la configuration choisie pour cette règle. Il s’agit des mêmes informations affichées sur la page de présentation.

PARTIE 3 : Audit

Automation Audit Log

Vous trouverez sur cette page l’intégralité des informations sur les règles (Création, Suppression, Déclenchement d’une règle …)

PARTIE 4 : Configuration

L’onglet configuration vous permet uniquement de définir le nombre de règles à déclencher dans un cours instant.

 

 Quel est son coût ?

Automation est gratuit mais uniquement disponible en téléchargement pour les instances OnDownload. Pour rappel, il s’agit d’une version Beta toujours en cours de développement. Aucun support ou documentation n’est disponible, mais vous pouvez toutefois créer des demandes sur la page Bitbucket  de l’extension (un compte est obligatoire).

Références

Article du Labs  Atlassian [EN]

Add actions /triggers on Automation [EN]


Vous êtes intéressé par cette extension ? Pour quelles utilisations ?

Quelles autres fonctionnalités vous intéresseraient ?

Faites-nous partager vos idées !

 

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