Vous avez probablement des apps favorites sur vos instances Jira, qui répondent de manière précise et efficace à vos besoins. Peut-être les utilisez-vous indépendamment les uns des autres. Mais avez-vous déjà pensé à les faire fonctionner ensemble ? En prenant comme exemple la gestion de demandes d’accès utilisateurs sur Jira, nous allons voir comment les apps Elements Connect et Elements Copy & Sync peuvent être combinées, afin d’automatiser la création et la synchronisation des tâches liées, tout en réduisant les erreurs et saisies manuelles.
Récupérer les données externes dans Jira, au lieu de les saisir manuellement
Lors de l’arrivée d’un nouveau développeur au sein d’une entreprise, le responsable d’équipe va devoir faire une demande d’accès à de multiples logiciels comme Jira, Confluence et GitHub. Elements Connect permettra de faciliter cette demande en récupérant et affichant les projets, les espaces et les dépôts nécessaires au nouvel utilisateur. Sur l’écran de saisie de la requête d’accès utilisateur, trois champs Elements Connect ont été ajoutés pour récupérer les projets Jira, les espaces Confluence ou les dépôts Github, directement depuis les sources de données externes correspondantes.
Dans cet exemple, les équipes de développement logiciel travaillent sur des dizaines voire des centaines de projets Jira, d’espaces Confluence ou de dépôts GitHub. Parcourir des listes interminables lors de la création du ticket n’est pas des plus efficace. Grâce à la fonction de saisie automatique fournie par Elements Connect, il suffit de taper ce que l’on cherche, et uniquement les données correspondant au texte saisi seront affichées.
Il est de plus possible de personnaliser les données affichées dans les champs Elements Connect : par exemple pour le champ de sélection des espaces Confluence, la requête a été configurée de manière à récupérer uniquement les espaces de type global, et non les espaces personnels.
Il est aussi possible d’aller plus loin en utilisant l’API REST de Confluence qui donne accès à de nombreuses informations comme le contenu des espaces (Content) ou les utilisateurs (Users).
Créer automatiquement des sous-tâches dans Jira
Après avoir sélectionné les accès souhaités dans les champs Elements Connect, trois tâches liées sont créées, une pour chaque outil (Jira, Confluence et Github). La création de ces tâches est réalisée par une opération Copy & Sync. Déclenchée sur une post-fonction à la création de la demande initiale, cette opération crée ces trois sous-tâches automatiquement et les lie à la demande parente.
Chaque sous-tâche est pré-remplie avec la liste des projets, espaces ou dépôts qui ont été sélectionnés dans les champs Elements Connect, ainsi que la date d’échéance. Ces champs sont également synchronisés avec la demande parente, de sorte que si la date d’arrivée du nouveau membre de l’équipe est modifiée, la date d’échéance dans les sous-tâches sera alors aussitôt mise à jour.
Suivre le traitement des demandes d’accès
Pour le responsable d’équipe qui a fait la demande initiale, il est important de savoir où en est le traitement de chaque sous-tâche. Avec les Data Panels fournis par Elements Copy & Sync, les informations relatives aux sous-tâches sont directement affichées dans la demande parente, classées en deux sections : les demandes d’accès en cours et celles déjà autorisées.
Lorsqu’une sous-tâche a été traitée, elle est automatiquement déplacée vers le second panel “accès autorisés” permettant de suivre celles qui ont été accordées. On affiche aussi la date de résolution de la sous-tâche, au lieu d’afficher la date d’échéance. Ces deux Data Panels ont été configurés à l’aide de requêtes JQL afin de filtrer les tickets résolus et non résolus et les afficher dans le bon Data Panel.
Combiner des apps pour simplifier et automatiser les tâches répétitives dans Jira
Elements Connect et Elements Copy & Sync sont deux applications puissantes. En combinant ce que chacune d’entre-elles fait de mieux, vous pouvez vraiment booster votre utilisation de Jira. Si vous souhaitez essayer cet exemple sur votre instance, plusieurs tutoriels sont disponibles :
- Pour configurer les mêmes champs Elements Connect, consultez les tutoriels suivants pour sélectionner un projet Jira, un espace Confluence, et un dépôt GitHub.
- Pour configurer les mêmes opérations Elements Copy & Sync, y compris la synchronisation des commentaires entre les tâches enfants et la demande parente, consultez ce tutoriel sur la création automatique de sous-tâches.
En tant que partenaire Solution Platinum d’Atlassian, Valiantys peut vous aider à simplifier votre prise en main de Jira. Grâce à la suite Atlassian et des apps comme Elements Connect et Elements Copy & Sync, vos équipes peuvent gagner en agilité. Nous sommes là pour vous accompagner de bout en bout, de la conception de la solution à son hébergement, jusqu’à l’accompagnement de votre équipe grâce à des formations et du Support quotidien. Contactez-nous.
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