Nos meilleurs conseils pour rester agile en télétravail

Lors de sa création, l’Agilité était destinée aux équipes qui travaillaient dans le même bureau. D’ailleurs, l’un des premiers principes du développement agile expliquait que “la plus efficace des méthodes pour transmettre l’information au sein et à destination d’une équipe est le face-à-face”. Les premières équipes agiles devaient donc travailler ensemble, au même endroit.

De nos jours, ce n’est plus systématique. De nombreuses entreprises ont des équipes dispersées géographiquement. Encore plus aujourd’hui, avec l’épidémie du Coronavirus qui a contraint les entreprises à collaborer en télétravail. Mais ne paniquons pas, tout n’est pas perdu. En travaillant avec les bons outils et le bon état d’esprit, les équipes réparties aux quatre coins du globe peuvent maintenir une collaboration agile et productive 24h/24, 7j/7.

Evidemment, ces équipes rencontrent des difficultés pour se réinventer. Pour certains collaborateurs, il n’est pas évident de communiquer efficacement à distance. En étant répartis dans différents bureaux, voire chacun chez soi, voici les difficultés auxquelles ils peuvent faire face :

• construire et entretenir des bonnes relations avec ses collègues de travail,
• se coordonner malgré le décalage horaire,
• collaborer dans une équipe multiculturelle,
• planifier des réunions ou des conversations informelles quand tout le monde est disponible et connecté.

Si vous souhaitez que votre équipe fonctionne de manière agile et à distance, vous allez devoir trouver des solutions à ces problèmes. Et avec cette période de confinement qui risque de durer, nous allons tous devoir relever ce défi. Nous avons choisi donc de vous proposer dans cet article quelques stratégies faciles à adopter pour rester agile, même en télétravail.

Recherchez la simplicité

“Les individus et leurs interactions. Plus que les processus et les outils”. Il s’agit du premier principe du Manifeste pour le développement Agile. Cela veut dire que même à distance, vous devez continuer à avoir des interactions sociales et à dérouler vos rituels agiles, tel que le Daily Scrum. L’idée est de ne pas laisser les outils devenir des obstacles. Exploitez les outils de communication mis à votre disposition, comme Zoom, Skype, Slack ou Microsoft Teams, et n’abandonnez pas le framework agile que vous utilisez. Par ailleurs, l’Agilité est une méthodologie pour améliorer la productivité d’une équipe. On observe parfois que les équipes agiles ne tirent plus profit de l’Agilité, bloquées par le système lui-même. Si vous avez cette sensation, alors il est temps pour vous de changer de stratégie, car celle-ci semble ne plus vous correspondre.

Lorsqu’une équipe dispersée géographiquement se heurte à de nouveaux challenges ou obstacles, l’éloignement peut vite devenir une raison pour ne pas maintenir le cap initial et ne pas développer davantage la solution. C’est totalement contre-productif pour l’ensemble de l’équipe. Conservez vos rituels agiles : Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review et Sprint Retrospective. Votre équipe se sentira d’autant plus responsable en clôturant les tâches prioritaires du backlog.

Entretenez le lien social

Au sein d’un équipe et tout particulièrement lorsque celle-ci est agile, il est important d’entretenir de bons rapports professionnels afin d’établir un climat de confiance, de réduire les frustrations, de favoriser l’auto-organisation et de stimuler le moral et la productivité d’équipe. Si vous travaillez dans le même bureau, prenez le temps de faire connaissance avec tous les membres de votre équipe. Si tout comme moi vous travaillez à distance, faites un peu plus d’efforts pour créer vos relations. Et c’est d’autant plus important durant cette crise liée au Covid-19 qui a un impact sur le moral de chacun.

Les conseils de Valiantys

Il est essentiel de d’abord mieux se connaître, pour mieux collaborer ensemble. Chez Valiantys, chaque nouveau collaborateur doit se présenter à tous à travers un article de blog dans notre intranet Confluence, l’outil de création de contenu collaboratif d’Atlassian. Cet article nous permet de nous présenter au niveau professionnel, mais aussi personnel (loisirs, intérêts, famille), à nos collègues situés aux quatre coins du monde. Après, il est vrai que rien ne remplace le face-à-face. C’est pourquoi afin de garder le moral et de faciliter le suivi des projets durant cette crise du Coronavirus, chaque équipe fait des appels en visio quotidiennement. Pour maintenir les discussions “Machine à café,” nous avons mis en place un espace de discussion appelé “Tea Time” dans Microsoft Teams, que les employés peuvent rejoindre chaque jour à 15h.

Les visioconférences sont un bon moyen de réduire la distance sociale, tout particulièrement au sein d’une équipe Agile dispersée géographiquement. Il y a parfois certaines limites :

• Une vidéo conférence ne dure qu’un moment et impose de se retrouver à un moment précis de la journée, tandis que lorsqu’on partage le même bureau, cela permet de partager avec ses collègues son propre monde spontanément : ses opportunités, ses challenges et ses succès.
• Les problèmes de connexion internet peuvent avoir un impact sur la qualité et la compréhension d’une vidéo conférence.
• Beaucoup de personnes exploitent la visioconférence seulement comme outil de réunion et non pas comme moyen de communication spontanée et informelle.

Atténuez ces effets négatifs en encourageant les membres de votre équipe à s’appeler une fois par semaine afin de partager des connaissances de manière informelle, de faire connaissance avec leurs collègues et donc de mieux travailler ensemble dans le futur. N’oubliez pas que la communication non verbale (le ton, la voix et la posture) aura un impact sur vos échanges avec autrui et donc votre productivité.

Que ce soit pour une maison ou pour un produit, vous devez définir la vision et esquissez les thèmes de votre stratégie. Ces thèmes doivent intéresser l’entreprise toute entière. Quelles seront les initiatives au cours du prochain trimestre, des six prochains mois ou de l’année entière ? Dans quels domaines souhaitez-vous allouer du temps et des ressources ? Voulez-vous accroître vos performances, améliorer votre expérience utilisateur, renforcer votre sécurité, développer de nouvelles fonctionnalités ? Ou peut-être désirez-vous vous concentrer sur l’ensemble de ces objectifs ?

Automatisez de façon cohérente

Tester continuellement son processus permet d’atteindre une productivité maximale sur son lieu de travail. Pour cela, il est nécessaire d’analyser, séparément les uns des autres, chacun de vos processus et de déterminer en conséquence une solution efficace et moderne pour chacun d’entre eux. Par ailleurs, investissez dans une app “parapluie” qui regroupera toutes les données des outils dédiés à vos workflows tout en veillant à ce qu’ils n’y aient pas de doublons. Vous serez ainsi en mesure d’exécuter rapidement et efficacement vos tâches.

Mettez à jour continuellement vos workflows, vous faciliterez ainsi la gestion des projets avec des délais extrêmement longs et la gestion d’équipe à distance.

L’automatisation permet de gagner du temps pour plusieurs raisons : elle permet d’accélérer les processus de livraison et de reporting et de récompenser les membres d’une équipe qui ont un fort sens des responsabilités. Et cela grâce à des technologies avancées, comme Jira. C’est l’outil de prédilection de gestion de projets pour les équipes produits. C’est également l’outil utilisé par de nombreuses équipes pour gérer et résoudre des incidents, attribuer des tâches et suivre l’activité de son équipe. Jira permet d’accomplir les tâches, peu importe où se situe les équipes.

Utilisez les bons outils

En cette période de confinement, les outils collaboratifs permettant la gestion des codes source à distance, l’intégration et la livraison continues, les wikis, les appels vidéo, ainsi que les outils de chat comme Microsoft Teams ou Slack, sont essentiels pour permettre aux équipes de collaborer efficacement à distance. Et une équipe déjà performante ne pourra pas atteindre son maximum d’efficacité sans les outils adéquats. Mais à l’inverse, ces outils ne feront pas de miracle au sein d’équipes en manque de performance avant leur arrivée.

Chères équipes performantes non équipées, suivez nos conseils et gardez la positive attitude. Cette pandémie ne prendra pas le dessus sur votre vie professionnelle et vos projets. Pour en savoir plus sur l’ensemble de la suite Atlassian, cliquez ici.

Quelques conseils en télétravail :

Pour les managers :

• Recrutez des collaborateurs qui sont capables de travailler à distance.
• En tout premier lieu, faites confiance à votre équipe lorsque vous travaillez à distance.
• Analysez vos revenus plutôt que vos dépenses.
• Accordez-vous du temps pour créer du lien social.
• Testez quelques hypothèses puis tirez les enseignements de vos expérimentations.
• Assurez-vous que votre équipe va bien et soutenez-la quand elle en a besoin.

Pour les équipes :

• Chacun est responsable de tous.
• Ne remettez pas au lendemain les discussions qui permettent de régler des conflits.
• Prévoyez des moments plus calmes dans votre emploi du temps.
• Partagez des moments complices.
• Prévenez vos collègues lorsque vous êtes débordé et que vous ne souhaitez pas être interrompu.
• Établissez et adoptez des normes
• Informez sur les niveaux d’interactions que vous souhaitez et les outils que vous utilisez

Pour chaque collaborateur :

• Soyez responsable.
• Communiquez plutôt que présumez.
• Partez du principe que vos collègues sont toujours animés de bonnes intentions.
• Adaptez votre communication en fonction de la personne en face.
• Soyez clairs sur les délais en les adaptant aux fuseaux horaires.
• Adoptez une tenue professionnelle lorsque vous êtes en visioconférence.
• Prenez soin de vous, de votre santé physique et mentale en faisant des pauses, en prenant l’air et en vous accordant du temps libre.
• Soyez indulgents envers vos collègues et comprenez leurs cultures, leurs antécédents, leurs intérêts et leurs motivations.

Rappelez-vous que chaque équipe est géographiquement dispersée

Dans une entreprise présente à l’international, toutes les équipes travaillent à distance. Elles ont donc besoin de s’adapter, mais aussi d’apprendre à partager leurs connaissances entre bureaux, à communiquer efficacement et à renforcer la culture d’entreprise à travers le monde. Les équipes les plus efficaces ne se contentent pas de se conformer à la culture du siège, car elles comprennent que chaque bureau peut apprendre des autres. En étant constamment à la recherche de bonnes pratiques et en faisant preuve de transparence, elles adoptent une culture du “nous” plutôt qu’une culture du “nous contre eux”. Elles peuvent ainsi travailler en toute sérénité à distance car le travail d’équipe se fera naturellement.

Alors agissez maintenant. Dans le cadre du confinement à cause du Covid-19, nos consultants sont plus que jamais disponibles et productifs pour vous aider à rester agile depuis chez-vous.