Mettre en place un workflow de validation de contenus dans Confluence

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Comment mettre en place un workflow de validation de contenus dans Confluence ?

Vous souhaitez maîtriser le processus de publication de vos contenus dans Confluence ? Les app Comala Workflows et Comala Publishing sont les outils qu’il vous faut ! Dans cet article, vous verrez comment mettre en place un workflow de validation de contenus dans Confluence.

Afin d’utiliser correctement les outils et le workflow, vous aurez besoin de deux espaces. L’un servira pour vos brouillons, 1ère étape du processus de rédaction. Vos pages de contenu dans cet espace ne seront accessibles que par les personnes autorisées avant la validation finale. L’autre espace contiendra la version validée ou officielle de votre page et sera accessible en mode public une fois le contenu validé.

Installer et configurer Comala Workflows

Une fois que l’app est installée, via la Marketplace Atlassian, il faut définir l’instance qui accueillera les workflows. Elle peut être déployée sur l’instance entière ou sur un ou certains espaces seulement . Un nouveau menu Workflows apparaît alors en cliquant sur le bouton Outils de l’espace.

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L’app propose plusieurs types de workflow prêts à être utilisés. Dans cet article, nous allons mettre en place un workflow de validation de contenus. Il peut être ajouté via les fonctionnalités d’administration de l’app et pour définir le workflow, vous devrez utiliser les balises wiki (même si le langage n’est pas récent, il reste facile d’utilisation). Pour plus de détails, vous pouvez retrouver la documentation complète de Comala en cliquant juste ici.

Les paramètres du workflow de validation

Dans cet exemple, on définit tout d’abord les groupes d’utilisateurs qui seront utilisés dans la configuration du workflow ensuite.

  • un premier groupe d’utilisateurs réunissant tous les « rédacteurs » est créé.
  • un deuxième groupe qui identifie « le rédacteur en chef » de l’espace est aussi créé. Il aura des droits supplémentaires qui lui permettront de valider le contenu.

Ensuite, il est temps de définir les étapes du workflow. Vous devrez à cette étape déterminer toutes les étapes de la validation de vos contenus. Vous utiliserez le paramétrage des groupes que nous avons préalablement définis ci-dessus.

En suivant ce lien, vous trouverez encore plus de détails sur les différentes possibilités qu’offre Comala Workflows.

Il reste enfin un dernier élément à paramétrer : les déclencheurs. Ces derniers permettent de lancer une opération en fonction d’une autre : assigner une page à un utilisateur, insérer une méta-data dans Confluence, publier une page dans un espace public… Nous reviendrons plus précisément sur cette fonctionnalité dans la partie dédiée à « Comala Publishing ».

 

La représentation des workflows

Comala Workflows offre la possibilité de visualiser la configuration finale à l’aide d’un graphique. Ce dernier s’avère très utile pour la compréhension du workflow par ses utilisateurs.

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Configurer le workflow dans un espace Confluence

Le workflow est à présent disponible dans l’interface d’administration des espaces. Il faut ensuite sélectionner l’espace dans lequel vous souhaitez l’utiliser.

Dans cet exemple, chaque étape du workflow prendra en compte les rôles déjà définis : l’utilisateur « pwhite » est le rédacteur en chef de l’espace et les membres du groupe « editing-group » ont le rôle de rédacteurs/correcteurs.

 

image2016-9-19 13-43-35Utiliser le Workflow

Une fois que le workflow est configuré pour l’espace, les utilisateurs voient instantanément le statut de la page Confluence.

Dans notre exemple, après avoir rédigé une première version de la page, le statut « proposition d’article » (Proposal) est automatiquement mis à jour dans le workflow de l’article.

 

 

Dans la même interface, un article peut passer d’un statut à l’autre avant sa publication, jusqu’à sa validation officielle. Cette action n’est visible que par les utilisateurs ayant les droits de changer le statut de l’article dans le workflow (voir ci-avant la configuration des paramètres).

 

 

Configurer des espaces avec Comala Publishing

A nouveau, vous allez devoir mettre en place deux espaces : le premier rassemble les propositions de contenus et les contenus en cours de rédaction. Le deuxième espace est public et collectera tous les articles validés. Tout comme dans Comala Workflows, un menu d’administration est disponible dans cet espace.

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Ici, l’espace « International » est l’espace de travail, tandis que l’espace « International Official » contient les articles validés.

Publication automatisée

Avec Comala Publishing, vous disposez aussi de fonctionnalités d’automatisation, disponibles dans la section « déclencheurs ». En utilisant un simple tag « publication-page » par exemple, vous pouvez faire passer automatiquement les pages de votre espace de travail dans l’espace officiel lorsqu’elles arrivent à la fin du workflow de publication de l’espace de travail (c’est à dire les pages qui ont le statut « Publié »). La page, ainsi que les pages enfants, seront copiées dans l’espace « Officiel » puis automatiquement accessible à tous.

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