Déployer JIRA en entreprise : l'administration quotidienne
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Déployer JIRA en entreprise partie 3 : l’administration quotidienne

Cet article est le troisième et dernier d’une série de trois articles consacrés à la gestion d’instances JIRA dans une entreprise. Ils exploitent les ressources mises à disposition par Atlassian (sur cette documentation notamment) ainsi que l’expérience des consultants Valiantys en tant qu’experts Atlassian de longue date.

Lors des deux articles précédents nous avons surtout abordé le déploiement de JIRA en entreprise, mais le travail des administrateurs ne s’arrête pas là. Une fois votre instance en production, vous devez vous assurer de la bonne adoption (et bonne utilisation) de l’outil par vos utilisateurs. Pour cela, il est nécessaire de mettre à disposition de vos utilisateurs :

  • Une plateforme de support, généralement un Projet JIRA avec des types de demande et des workflows spécifiques : demande de support, demande de création de projet, demande de paramétrage, etc. Certaines de ces demandes peuvent être automatisées afin de gagner du temps. Par exemple, la création de projet peut faire l’objet d’un formulaire particulier. A l’aide de notre plugin nFeed, il est possible de récupérer les différents systèmes de paramétrage disponibles sur l’instance JIRA dans des champs de type liste. Suite à la création de la demande, un administrateur pourra valider son contenu et déclencher (via une post-fonction de workflow développée en Java) la création automatique du projet et l’association des systèmes de paramétrage sélectionnés.

  • Une documentation détaillée, généralement un espace Confluence qui contient une FAQ (Frequently Asked Questions) et une description des différents processus en place autour de JIRA, qu’ils soient techniques (ex : procédure de redémarrage de JIRA) ou fonctionnels (ex : comment demander la création d’un projet JIRA). La documentation du produit JIRA ne suffit souvent pas car elle n’est pas basée sur votre paramétrage de l’outil.

Une des principales tâches des administrateurs JIRA est également de s’assurer que les performances de l’application sont maintenues à un niveau correct. Tout d’abord, il est important de noter que le paramétrage de votre instance impacte directement les performances de l’application. Attention donc de bien accompagner les utilisateurs lors de leurs demandes de paramétrage, il est important d’essayer de réutiliser au maximum ce qui a déjà été fait (workflows, champs personnalisés). Ensuite, il vous faut mettre en place un outil de monitoring de votre plateforme, ce qui vous permettra en temps réel de suivre la consommation CPU et mémoire. Malheureusement, cela ne suffira pas pour maintenir votre instance JIRA sur le long terme. En effet, il vous faut avoir une longueur d’avance sur les changements qui vont se produire. Pour cela, de nombreux outils sont à votre disposition :

  • HTTP Requests log analyzer. Cet outil vous permettra de connaître la répartition des types de requêtes sur votre instance. Vous pourrez ainsi détecter certains comportements pouvant affecter les performances de l’application (fort taux de requêtes SOAP/REST par exemple).
  • Tests de performance JMeter. Ces tests vous permettront de simuler des utilisateurs fictifs sur votre plateforme et de mesurer les temps de réponse moyens correspondants. Il est recommandé de lancer ces tests sur l’environnement de pré-production avant chaque modification majeure de l’environnement (montée de version, migration de données, etc.)
  • Log des requêtes lentes (<jira-home>/log/atlassian-jira-slow-queries.log). Ce fichier répertorie l’ensemble des requêtes JQL s’exécutant en plus de 400 ms. En traitant ce fichier, on peut identifier les utilisateurs les plus consommateurs en requêtes (et donc affectant le plus les performances).

Les performances peuvent en effet être dégradées par le comportement de certains utilisateurs. Un autre exemple est l’utilisation des tableaux de bord. Par défaut dans JIRA, il est possible de créer des tableaux de bord contenant jusqu’à 20 gadgets. Or, l’affichage de 20 gadgets sur un seul tableau de bord est bien souvent inutile et est très consommateur en mémoire. Nous recommandons aux administrateurs JIRA de diminuer cette limite afin de revenir à un nombre raisonnable (entre 6 et 8). Chaque utilisateur peut alors séparer ses gadgets sur plusieurs tableaux de bord.

Après plusieurs années passées en production, votre environnement requiert bien souvent un point de vue externe (et expert !). Vous pouvez faire appel à Valiantys pour un audit qui aura pour but d’analyser votre instance en profondeur et vous donnera des améliorations concrètes à appliquer à court, moyen et long terme.

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