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MindMaze, ein Start-Up-Unternehmen aus der Medizintechnik, setzt Confluence und Jira zur Unterstützung seiner Geschäftsprozesse ein

Über MINDMAZE

MindMaze – das Start-Up, das die virtuelle Realität in den Dienst der Wissenschaft stellt

MindMaze ist aus der Eidgenössischen Technischen Hochschule Lausanne (EPFL) hervorgegangen und in noch nicht einmal drei Jahren zu einem der 10 besten Start-Ups im schweizerischen Gesundheitswesen geworden. Das Unternehmen ist eine vielschichtige Vereinigung aus Informatikern, Neurowissenschaftlern, Physikern und Roboteringenieuren, die mit Leidenschaft das Ziel verfolgen, die Lebensqualität von Menschen mit Hirnschäden zu verbessern.

MindMaze ist aus der Eidgenössischen Technischen Hochschule Lausanne (EPFL) hervorgegangen und in noch nicht einmal drei Jahren zu einem der 10 besten Start-Ups im schweizerischen Gesundheitswesen geworden. Das Unternehmen ist eine vielschichtige Vereinigung aus Informatikern, Neurowissenschaftlern, Physikern und Roboteringenieuren, die mit Leidenschaft das Ziel verfolgen, die Lebensqualität von Menschen mit Hirnschäden zu verbessern.

ENORMES WACHSTUM IN EINER STARK REGLEMENTIERTEN BRANCHE

Als auf dem Gebiet der Medizin tätiges Unternehmen muss MindMaze in Bezug auf seine Prozesse und Dokumentation strikte gesetzliche Auflagen befolgen.

„Wenn die Mitarbeiter in dieser Branche die Verfahrensvorgaben nicht einhalten, sind sie in der strafrechtlichen Verantwortung, weil sich das unmittelbar auf die Qualität der Patientenversorgung auswirkt“, erläutert Frédéric Condolo, Global Product Director bei MindMaze.

Die CE-Kennzeichnung in Europa und die US-amerikanische FDA schreiben dem Unternehmen strenge Normen vor.

In Anbetracht eines exponentiellen, ja geradezu heftigen Wachstums brauchten die Teams angepasste Tools, die dafür sorgen, dass die Tätigkeiten den Branchennormen entsprechen und gleichzeitig Teamarbeit und Innovation fördern. Prozessmanagement und -dokumentation mussten einheitlich, zuverlässig sowie sicher sein und ein Höchstmaß an Nachvollziehbarkeit bieten.

„Als ich bei MindMaze angefangen habe, nutzten die Teams klassische Bürosoftware und die Entwickler eine äußerst technische Wiki-Plattform“, erinnert sich Frédéric Condolo. „Angesichts unseres Wachstums mussten wir rasch ein gemeinsames und sichereres System für die Nachverfolgung unserer Dokumentation mit elektronischen Signaturen und eine Prozessmanagementlösung implementieren.“

Da das auf Lausanne, Zürich, Boston, San Francisco und Paris verteilte Team immer größer wurde, suchte MindMaze nach anpassungsfähigen, bedienerfreundlichen und entwicklungsfähigen Tools. Das Programm für das Dokumentenmanagement musste in der Lage sein, Dokumentenstandards für die klinische Forschung vorzugeben. Die Anwendung für das Aufgabenmanagement sollte flexibel genug sein, um sich an bestimmte Geschäftsanforderungen verschiedener Teams anzupassen, und robust genug, um mit dem Wachstum vom MindMaze Schritt zu halten.

RASANTE EINFÜHRUNG VON CONFLUENCE UND COMALA WORKFLOWS FÜR DIE PROJEKTDOKUMENTATION

Die Entscheidung fiel auf das von Atlassian herausgegebene Tool Confluence, weil es die Bedürfnisse von MindMaze optimal erfüllt und medizinischen Standards entspricht. Darüber hinaus ist es im Hinblick auf Wachstum anpassungsfähig und gibt eine klare Struktur vor. In dieser Hinsicht war besonders die intuitive Bedienung ausschlaggebend dafür, dass diese Lösung gewählt wurde. Ein weiterer maßgeblicher Faktor war die direkte Verknüpfung von Inhalts- und Aufgabenmanagement dank der Interaktion zwischen Jira Software und Confluence.

„Die Stärke von Valiantys ist das Know-how bezüglich der Tools. Mit den im Blog präsentierten bewährten Verfahrensweisen und Ratschlägen ist das Unternehmen ein wertvoller Partner, der einen großen Mehrwert bietet.“

Frederic Condolo, Global Product Director – MindMaze

Confluence wurde nach der Bereitstellung sehr schnell von den Teams angenommen. „Wir mussten vielen Beteiligten in kürzester Zeit eine Kultur und betriebliche Prozesse vermitteln. An diesem Punkt spielte Confluence, insbesondere aufgrund der Blueprints, eine wichtige Rolle. Dank der Spaces und Seiten konnten wir wachsen und dabei eine zusammenhängende Struktur bewahren„

erklärt Frédéric Condolo.

Die Teams machten erste Erfahrungen mit Confluence durch klassische Aktivitäten wie Besprechungsnotizen und Nachverfolgung des Fortschritts bestimmter Entscheidungen. Das Add-On Comala Workflows wurde verwendet, um Verfahren für die Überprüfung und Validierung der erforderlichen Dokumente für die ordnungsgemäße Funktion des Unternehmens einzurichten – und zwar direkt in Confluence über ein elektronisches Signatursystem. Somit werden Änderungen an medizinischen Protokollen und Forschungsberichten konsequent nachverfolgt.

Confluence gibt den gesamten Geschäftsabläufen des Unternehmens Struktur und Transparenz und befähigt damit den CEO, stets auf wesentliche Informationen zuzugreifen, auch wenn er regelmäßig außer Haus ist.

JEDES TEAM BEI MINDMAZE ARBEITET MIT Jira

Angesichts des außerordentlichen Wachstums war Jira eine pragmatische Lösung für alle Prozesse in dem Unternehmen. Neben den Entwicklungsteams, die Jira Software für die Planung ihrer Roadmaps und das Management ihrer Releases nutzen, setzen vier weitere Services Jira für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse ein.

„Mit Jira konnten wir unsere Personal-, Einkaufs- und Finanzabteilung in kürzester Zeit und zu geringeren Kosten ausstatten als das mit handelsüblichen Geschäftslösungen möglich gewesen wäre“, so Frédéric Condolo. „Zum gegenwärtigen Zeitpunkt erfüllt das Tool unsere Bedürfnisse optimal.„

Jira FÜR HR-PROZESSE

Jira Software zeichnet den gesamten Rekrutierungsprozess auf und benachrichtigt die jeweiligen Mitarbeiter (Personalleiter, Betriebsleiter, technischer Leiter, Verwaltungsteam usw.) zur richtigen Zeit. Das Programm wurde sogar so konfiguriert, dass es die Ergebnisse von früheren Beurteilungen bei den Gesprächen integriert und die Anmerkungen von wichtigen Beteiligten verwaltet, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Jira FÜR EINKAUFSPROZESSE

Jira wurde so eingerichtet, dass es die firmeninternen Beschaffungsprozesse vereinfacht (Einkaufsanforderungen, Budgetfreigabe, Realisierung von Einkäufen, Zahlungen, Rechnungslegung, Abschluss von Einkäufen, Zahlungsanweisung, Verbuchung von Einkäufen, Wareneingang usw.). Die präzise Verwaltung der Berechtigungen macht es möglich, die Sichtbarkeit zu begrenzen und Übergangsaktionen ausschließlich auf die relevanten Personen zu beschränken. Beispielsweise kann nur der Verantwortliche eines bestimmten Budgets einen Einkauf genehmigen und nur ein Mitarbeiter des Buchhaltungsteams eine Zahlung speichern

Mit diesen Möglichkeiten ist nun jeder zufrieden und das Tool erleichtert den Einkaufsteams, den Buchhaltern und den für das Budgetmanagement verantwortlichen Mitarbeitern die Arbeit ungemein. Dank einfacher Add-Ons wie sumUp for Jira sowie Excel-Exportfunktionen kann das Buchhaltungsteam Budgets problemlos kontrollieren.

„Wir verfügen zwar auf interner Ebene über Jira-Kenntnisse, sind jedoch sehr dankbar für den Support durch Valiantys. Der Berater hat uns Zeit gespart und mit uns an der Validierung unserer Hypothese zusammengearbeitet. Außerdem haben wir Valiantys das Management unserer Lizenzen anvertraut und uns damit das Leben erleichtert, weil sie unsere Verlängerungstermine aufeinander abgestimmt haben und pro Jahr nur eine Rechnung in Schweizer Franken stellen.„

Frederic Condolo Global Product Director – MindMaze

WHAT'S NEXT

Nachdem das Start-Up Mittel in Höhe von 100 Millionen Dollar aufgebracht hat, beschleunigt es nun seine Expansion auf internationaler Ebene. Für Frédéric Condolo besteht kein Zweifel, dass Atlassian-Tools MindMaze auch in den nächsten Wachstumsphasen unterstützen werden.

„Jira und Confluence passen sich unserer Arbeitsweise an und entwickeln sich mit uns weiter. Bei einem rasant wachsenden Start-Up ist das unerlässlich. Ich würde sagen, dass Atlassian-Tools ein echter Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen sind, wenn ich mit anderen Start-Ups vergleiche, die weniger gut für Wachstum gerüstet sind.„